Электронный документооборот – система, позволяющая вести документооборот в цифровом виде. ЭДО (сокращенное наименование технологии) открывает для компаний возможности оптимизации переписки с контрагентами, сокращения сроков согласования документов внутри организации, организации удобной базы данных с быстрым доступом по необходимому запросу. Участники ЭДО – представители бизнеса (юридические или физические лица), органы власти и госучреждения, самозанятые. Рассматриваем, как присоединиться к цифровому документообороту, в каких случаях это рационально, а также подсветим ключевые нюансы при выборе оператора ЭДО.
В этой статье рассказали:
- В каких ситуациях следует выбирать ЭДО?
- Что потребуется для подключения к ЭДО?
- Обязательна ли электронная подпись для ЭДО?
- Выбор оператора ЭДО
- Как подключить ЭДО
- Регистрация в ЭДО
В каких ситуациях следует выбирать ЭДО?
Перед тем как подключить ЭДО, следует понять, есть ли в этом необходимость. Также потребуется выбрать тип подключения к цифровому обмену документами. Имеются как программы, которые скачиваются и устанавливаются на компьютер, так и решения, доступные через браузер. Сегодня вторая опция становится все наиболее распространенной – она позволяет зайти в систему ЭДО так же просто, как и в электронную почту.
Решение о присоединении к системе электронного документооборота (СЭД) может быть продиктовано следующими обстоятельствами:
- основная часть контрагентов подключена к определенной системе ЭДО;
- высокие расходы на канцелярские принадлежности: конверты, бумагу, тонер для принтеров;
- служба делопроизводства не успевает обработать входящую и исходящую корреспонденцию;
- компания на регулярной основе заключает большое количество договоров или контрактов;
- у компании созданы структурные подразделения, вынесенные за основную территорию, или региональные представительства.
В перечисленных случаях получение доступа к ЭДО позволит оптимизировать процесс согласования, подписания и отправки документа контрагенту. Также у отправителя будет возможность уточнить посредством системы, на какой стадии находится рассмотрение документа и кто является исполнителем.
Еще одной ситуацией, при которой целесообразно выбрать ЭДО, является наличие большого объема документов, требующих ежедневного использования. Цифровой сервис позволит создать удобное хранилище с разбивкой по категориям, дате создания, автору, теме и другим параметрам.
Другими словами, владелец бизнеса сам решает, в какой ситуации ему необходимо присоединиться к цифровому документообороту, однако в отдельном случае имеется исключение.
Согласно постановлению Правительства России от 31 декабря 2020 г. № 2464, участники оборота маркированных товаров обязаны передавать в систему Честный знак (ЧЗ) посредством ЭДО информацию о вводе/выводе из оборота продукции, а также о продажах. С перечнем товаров можно ознакомиться на сайте ЧЗ.
Более подробную информацию о схеме работы с сервисами ЭДО, о видах электронного документооборота, его плюсах и минусах вы найдете в отдельной статье на нашем сайте.
Что потребуется для подключения к ЭДО?
До того как настроить электронный документооборот, в первую очередь следует прописать и определить во внутренних документах компании:
- возможность осуществления ЭДО организацией;
- перечень документов, которые будут храниться в электронном виде;
- лиц, обладающих электронной цифровой подписью (ЭЦП);
- лиц, ответственных за отправку и прием цифровой корреспонденции.
Сделать это рекомендуется заранее. Далее, чтобы оформить доступ к СЭД, потребуется выполнить следующие шаги.
Выпуск ЭЦП. Зарегистрировать электронную подпись необходимо не только руководителю, но и лицам, которые замещают его на период отсутствия. Также она может потребоваться и руководителям структурных подразделений для верификации при внутреннем согласовании документов. ЭЦП можно получить в одном из удостоверяющих центров (УЦ), аккредитованных Минкомсвязи РФ.
Подключение к интернету рабочих мест, где будет применяться ЭЦП.
Выбор оператора СЭД. О том, какие критерии входят в условия выбора, читайте в соответствующем разделе.
Обязательна ли электронная подпись для ЭДО?
Согласно законодательству РФ, к живой подписи приравнивается квалифицированная электронная подпись (КЭП). Участники цифрового обмена документами могут заключить соглашение о том, что они признают документы, подписанные простой (ПЭП) или неквалифицированной электронной подписью (НЭП). Однако в правовом поле обладать полной юридической силой будет только документ, подписанный КЭП.
По закону «Об электронной подписи» заявители при обращении в аккредитованные удостоверяющие центры для оформления КЭП предоставляют:
- документ, удостоверяющий личность (паспорт);
- СНИЛС, ИНН – если заявитель физлицо;
- ОГРН – если заявитель юрлицо;
- сведения о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя – для ИП;
- документ, подтверждающий, что заявитель имеет право действовать от имени организации без доверенности;
- доверенность, заверенная у нотариуса – для руководителей филиалов.
Среди крупных УЦ – ООО «Криптопро», СКБ Контур, Сберключ, ООО «Тензор». Список аккредитованных удостоверяющих центров размещен на официальном веб-портале Минцифры РФ.
Как правило, собственными УЦ располагает большинство крупных операторов цифрового документооборота. Таким образом, обратившись в одну организацию, клиент имеет возможность пройти все этапы подключения к СЭД в рамках единой экосистемы.
Выбор оператора ЭДО
Чтобы присоединиться к ЭДО потребуется выбрать оператора. Исходить следует из следующих критериев:
- возможности роуминга;
- наличие бесплатной демонстрационной версии;
- перечень поддерживаемых форматов;
- отзывы клиентов;
- наличие контрагентов, пользующихся услугами конкретного оператора;
- стоимость услуг.
На последний пункт особое внимание следует обратить индивидуальным предпринимателям и самозанятым, поскольку подключение к СЭД часто требует немалых затрат.
Ознакомиться со списком зарегистрированных в РФ операторов ЭДО можно на официальном интернет-портале ФНС. Помимо перечня, качества роуминга, количества абонентов, наличия демоверсии и поддержки форматов имеется доступ к основной информации об операторах: телефоны, адреса электронной почты, сайты компаний, продолжительность работы на территории РФ.
Как подключить ЭДО
Разобравшись с оформлением ЭЦП и выбором оператора, взглянем на пошаговую процедуру присоединения к системе цифрового обмена документами:
- Создание условий для будущей интеграции сервисов СЭД. О том, какие сведения требуется внести во внутренние документы организации, мы рассказали выше.
- Получение ЭЦП в удостоверяющем центре. На данном этапе необходимо выбрать типы подписей: КЭП, НЭП или ПЭП.
- Выбор оператора ЭДО. Официальный перечень платформ – на сайте ФНС.
- Установка программного обеспечения. Как правило, большинство современных систем ЭДО не требуют установки на ПК. Однако для использования КЭП понадобится установка средств криптографической защиты информации (СКЗИ).
- Получение доступа к системе. Проходит через персональный кабинет абонента. Настроить доступ и разобраться с функционалом помогают операторы платформ.
Регистрация в ЭДО
Как мы уже отметили, регистрация в системе выполняется через личный кабинет пользователя ЭДО. Функционал и процедура регистрации имеют отличия в зависимости от конкретного оператора. Однако выделяются общие этапы.
В первую очередь при входе в личный кабинет потребуется прикрепить электронную подпись – по ней осуществляется идентификация абонента. Следует внимательно проверить правильность указания своих данных в ЭЦП для исключения возможных разночтений.
Следующий этап – проверка адреса. Юрлица указывает свой юридический адрес, индивидуальные лица или самозанятые – регистрацию по месту жительства.
Также необходимо проверить корректность указанного кода налогового органа. Юрлица указывают код налогового органа по месту регистрации организации, индивидуальные предприниматели и самозанятые – по месту регистрации.
Далее потребуется подтвердить согласие с условиями договора-оферты платформы, правилами хранения, обработки и передачи персональных данных.
Как правило, на этом регистрация завершается, и абонент получает доступ к системе. При возникновении трудностей на любом из этапов регистрации следует обращаться к оператору платформы.
Павел Тимохин
Эксперт Фингуру
