Как оформить сотрудника в 2025 году, чтобы избежать штрафов и проблем

• Гражданско-правовой или трудовой договор
• Как понять, что перед вами трудовые отношения?
• Кого можно оформить в штат
• Какие документы нужны для приема на работу
• Алгоритм приема на работу нового сотрудника в 2025 году
• Что будет работодателю, если сотрудник работает неофициально?
• Особенности оформления нового сотрудника в зависимости от сферы деятельности
• Как избежать неприятностей
• Примеры из практики
• Вывод

Прием нового сотрудника на работу – не просто подпись на бумаге или галочка в списке дел. Трудовой кодекс РФ задает четкие рамки, но за кажущейся простотой скрываются нюансы, которые легко упустить: от выбора между трудовым и гражданско-правовым договором до строгих сроков подачи отчетности в СФР. Ошибки влекут крупные штрафы, потерю деловой репутации и судебные разбирательства с недовольными сотрудниками. Разберем, как сделать все правильно, чтобы ваш бизнес остался в безопасности, а бюджет – в сохранности.

Гражданско-правовой или трудовой договор

У вас есть два способа привлечь человека к работе, и каждый имеет свои особенности.

Гражданско-правовой договор (ГПХ)

Подходит для разовых задач, которые не требуют постоянной занятости. Например, вы наняли фотографа для съемки корпоративного мероприятия или программиста для доработки сайта на месяц. Здесь нет строгого графика, отпусков или соцпакета – только задание и результат.

Трудовой договор

Оформляется, если нужен сотрудник для регулярной работы с четкими обязанностями и подчинением правилам компании. Это может быть менеджер по продажам, который каждый день обзванивает клиентов, или водитель, работающий по сменам.

Как понять, что перед вами трудовые отношения?

Это базовый вопрос, но мы освещаем все нюансы рассматриваемой темы. Закон и суды выделяют несколько признаков трудовых отношений:

• лицо выполняет конкретную функцию под вашим контролем;
• лицо следует установленному режиму – например, с 9:00 до 18:00 или по графику дежурств;
• работа лица привязана к должности или специальности (например, «бухгалтер» или «кладовщик»).

Эти критерии закреплены в постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 29.05.2018 № 15 (п. 17). Если вы оформили гражданско-правовой договор, а лицо каждый день приходит в офис, занимает рабочее место и выполняет указания руководителя, трудовая инспекция или суд (если дойдет до судебных разбирательств) могут переквалифицировать это в трудовые отношения. Такое решение может принять либо сам работодатель добровольно, либо оно будет навязано через суд – и в обоих случаях это не бесплатно, поскольку отныне предстоит уплачивать взносы в ФНС и СФР, оплачивать больничные.

На оформление трудового договора у вас есть три рабочих дня с момента, когда:

• лицо начало работать с вашего разрешения или с ведома уполномоченного лица (директора, кадровика);
• отношения по ГПХ признаны трудовыми (ст. 67 ТК РФ).

Не уложились? Готовьтесь к последствиям. Нарушение сроков – это административный проступок по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ. Для предпринимателей штраф составляет от 5 до 10 тыс. рублей, а для юрлиц – от 50 до 100 тыс. рублей за каждого неоформленного сотрудника.

Но это еще цветочки: налоговая инспекция и СФР доначислят НДФЛ и страховые взносы, добавив сверху штраф в 40% от суммы недоимки (ст. 122 НК РФ). Например, если человек работал месяц без договора с зарплатой 50 тыс. рублей, недоимка составит около 19 500 рублей (13% НДФЛ + 30% взносы), а штраф – еще 7 800 рублей. Итого: почти 30 тыс. рублей сверху плюс административка. Так что неофициальная занятость – это не экономия, а лишние траты.

Кого можно оформить в штат

По базовому правилу трудовой договор заключают с людьми старше 16 лет (ст. 63 ТК РФ). Но есть исключения, которые важно знать:

• С 15 лет. Для легких работ, не мешающих учебе, вроде помощника в офисе или курьера на полставки. Нужно письменное согласие одного из родителей и органов опеки.
• С 14 лет. Для творческих профессий: съемки в рекламе, театральные роли, выступления в цирке. Условия те же: здоровье не страдает, учеба не под ударом, плюс разрешения от родителей и опеки.
• До 14 лет. Редкие случаи, например, дети-актеры в кино, но с жесткими ограничениями по времени и обязательным согласованием с опекой.

Возраст – не единственный «фильтр». Закон накладывает и другие ограничения:

• Пол. Женщинам запрещены некоторые виды деятельности, такие как работа в шахтах, подземная добыча нефти или контакт с токсичными веществами вроде свинца (приказ Минтруда РФ от 18.07.2019 № 512н). Также есть нормы по подъему тяжестей: не более 10 кг при постоянной нагрузке и 15 кг при разовой.
• Гражданство. Иностранцы не могут работать на стратегических объектах, например, на атомных станциях (Федеральный закон от 25.07.2002 № 115-ФЗ) или в органах госвласти.

Кадровик обязан проверить, подходит ли кандидат под требования вакансии. Если есть законодательный запрет, например, женщина хочет работать в шахте или иностранец претендует на должность в оборонке, отказ в приеме законен и не нарушает ст. 64 ТК РФ. Это не дискриминация, а соблюдение правил.

Какие документы нужны для приема на работу

Для оформления трудового договора кандидат приносит минимальный набор документов (ст. 65 ТК РФ):

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность (загранпаспорт подойдет, а вот права – нет);
• сведения о трудовой деятельности – электронные данные (СТД-Р или СТД-ПФР) или бумажную трудовую книжку, если это не первая работа;
• СНИЛС – в любом виде: бумажном, электронном или просто номер.

Если лицо устраивается по совместительству, достаточно паспорта – дублировать трудовую или СНИЛС не нужно. Нет СНИЛС? Не проблема: работодатель сам передает данные в СФР, и номер присваивают автоматически. Если трудовая книжка утеряна, а сотрудник не перешел на электронный формат, выдают дубликат на основе справок с прошлых мест работы. А для тех, кто впервые трудоустраивается в 2025 году, бумажных книжек уже не заводят – сразу формируют цифровой профиль в СФР.

Дополнительные документы зависят от специфики должности:

• справка об отсутствии судимости – для педагогов, охранников, работников, взаимодействующих с детьми;
• диплом, аттестат или сертификат – для профессий, где нужны знания или навыки (врачи, юристы, финансисты);
• военный билет или приписное свидетельство – для мужчин до 27 лет или военнообязанных;
• патент, разрешение на работу или вид на жительство – для иностранцев (граждане стран ЕАЭС, например, Беларуси обходятся без них);
• медицинская справка или книжка – для водителей, поваров, работников вредных производств;
• согласие родителей и органов опеки – для подростков младше 15 лет;
• индивидуальная программа реабилитации – для инвалидов;
• справка с основного места работы – для совместителей, если новая должность связана с опасными условиями.

Перечень гибкий и зависит от требований к вакансии. Но требовать лишнее, например, справку о прививках для офисного работника или водительские права для бухгалтера, – незаконно. Это нарушение ст. 65 ТК РФ – сотрудник вправе подать жалобу в трудовую инспекцию. Лучше заранее свериться с законом, чтобы не нарваться на проблемы.

Алгоритм приема на работу нового сотрудника в 2025 году

Собрали основные этапы в краткий пошаговый гайд.

Этап 1: оформляем заявление и знакомим с правилами

Заявление от кандидата не обязательно кроме случаев, когда он претендует на должность, связанную с подземными работами. Составляют его в свободной форме или по шаблону нанимателя. На этом этапе сотрудника вводят в курс дела: знакомят с правилами внутреннего распорядка (когда приходить, когда уходить), положением об оплате, инструкцией по охране труда. Для малого бизнеса допустимо прописать все условия прямо в договоре вместо составления отдельных документов.

Этап 2: выдаем направление на медосмотр

Для ряда профессий – водителей, работников пищевой отрасли, педагогов – предварительный медосмотр обязателен (ст. 220 ТК РФ). Вы выдаете направление, где указываете должность, тип работ и условия труда, чтобы врачи проверили здоровье по нужным пунктам. Некоторые должности, например, машинисты поездов или сотрудники химических заводов, требуют еще и психиатрического освидетельствования. Если есть противопоказания (скажем, проблемы с сердцем у водителя), в приеме на работу отказывают. Результаты медосмотра отправляют в СФР – это нужно для расчета страховых тарифов по травматизму.

Этап 3: заключаем трудовой договор

Договор оформляют письменно, в двух экземплярах, с подписями сторон. В нем прописывают ключевые моменты: место выполнения работ, обязанности, размер зарплаты, график, условия отдыха. Один экземпляр отдают сотруднику – его подпись на экземпляре нанимателя подтверждает, что он документ получил и, в принципе, подписал. В 2025 году можно пойти дальше и оформить договор в электронном виде: работодатель использует усиленную квалифицированную подпись, а сотрудник – свою цифровую подпись. Это удобно для удаленщиков или компаний с филиалами в разных городах или регионах.

Этап 4: издаем приказ о приеме на работу

Необязательный этап, но на практике приказ полезен: упрощает учет, помогает заполнять отчеты и фиксирует факт трудоустройства. Прием на работу оформляется по форме Т-1 или с использованием внутреннего бланка – главное, чтобы данные совпадали с договором. Ознакомьте работника с документом под роспись – это ваш козырь, если вдруг возникнут вопросы.

Этап 5: информируем СФР

В течение одного рабочего дня после издания приказа (или подписания договора, если приказа нет) отправьте в СФР форму ЕФС-1 – титульный лист и подраздел 1. Это обновленная версия старой СЗВ-ТД, и без нее вас оштрафуют за несдачу сведений. Лучше настроить автоматическую отправку через учетную систему, чтобы не забыть.

Что будет работодателю, если сотрудник работает неофициально?

Последствия подробно изложены в ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ. Объем санкций варьируется в зависимости от того, кто допустил нарушение норм ТК РФ:

• должностное лицо – от 10 до 20 тыс. руб.;
• предприниматель – от 5 до 12 тыс. руб.;
• юрлицо – от 100 до 200 тыс. руб.

Особенности оформления нового сотрудника в зависимости от сферы деятельности

Бывшие госслужащие

Если лицо уволилось с госслужбы менее двух лет назад, а его должность есть в специальном перечне (Указ Президента РФ от 21.07.2010 № 925), уведомьте его прежнего работодателя в течение десяти дней после приема (ст. 64.1 ТК РФ). Это касается, например, экс-сотрудников налоговой или таможни.

Подземные работы

Перед подписанием договора кандидат проходит проверку знаний – тест или экзамен (ст. 330.2 ТК РФ). Вы обязаны в течение двух дней после заявления сообщить дату и место проверки, а провести ее – в течение недели. Итоги объявляют сразу: не сдал – до свидания. Это нужно, чтобы убедиться в квалификации, поскольку ошибки под землей стоят дорого.

Временные сотрудники

Срочный договор заключают только по основаниям из ст. 59 ТК РФ – например, для замены декретницы или на сезонный проект вроде сбора урожая. Малый бизнес (до 35 человек, в торговле – до 20) может оформлять всех временно, если это удобно. Укажите срок действия четко – иначе договор станет бессрочным, и вы получите постоянного сотрудника вместо временного.

Совместители

Оформляются отдельным договором. Нужны паспорт, иногда диплом (для квалифицированных должностей) и справка с основного места работы (если работа по совместительству вредная). Совместительство запрещено до 18 лет и на опасных производствах, если основная должность такая же.

Как избежать неприятностей

Выберите правильный договор

ГПХ – для разовых задач, трудовой – для постоянной работы. Ошибка в выборе приведет к переквалификации типа занятости, штрафам и доначислениям.

Соблюдайте сроки

Три дня на оформление – строгое правило. Задержка обойдется в десятки тысяч рублей, особенно если сотрудников несколько.

Проверьте ограничения

Возраст, пол, гражданство, здоровье – все должно соответствовать вакансии. Отказ по этим причинам законен и защищает работодателя, если лицо, не получившее работу, оспаривает решение в трудовой инспекции или суде.

Не переборщите с документами

Собирайте только то, что требует ст. 65 ТК РФ. Лишние запросы – повод для жалоб и проверок.

Сдавайте отчетность вовремя

ЕФС-1 в СФР – в течение суток. Пропустите – штрафы не заставят себя ждать.

Примеры из практики

Кейс 1: не тот договор

Магазин нанял продавца по ГПХ на «разовую работу», но тот проработал год, следуя графику 5/2. Трудовая инспекция переквалифицировала отношения, и магазин выплатил 120 тыс. рублей: 50 тыс. штрафа + взносы с пеней. Вывод: не маскируйте штат под ГПХ.

Кейс 2: задержка оформления

Сотрудник начал работать в кафе без договора, а работодатель (юрлицо) оформил документы только через неделю. Итог – штраф 30 тыс. рублей для нанимателя и доначисления на 15 тыс. рублей. Оформление в течение трех дней – строгое правило.

Вывод

Оформление работника требует от работодателя строгого соблюдения норм Трудового кодекса РФ, внимательного выбора типа договора и своевременной подачи отчетности. Ошибки в этом процессе чреваты серьезными последствиями: штрафами, доначислениями налогов и взносов, а также судебными разбирательствами. Как итог – потеря денег и деловой репутации.

Первый ключевой аспект – выбор между гражданско-правовым договором (ГПХ) и трудовым договором. ГПХ подходит для разовых задач, где важен результат, а не процесс, тогда как трудовой договор обязателен для регулярной работы с подчинением правилам компании. Ошибка в классификации может привести к переквалификации отношений в трудовые, а это обойдется бизнесу дорого.

Второй важный момент – соблюдение сроков. На оформление трудового договора дается три дня с момента начала работы или признания отношений трудовыми. Нарушение, как в случае с кафе, приводит к штрафам (от 5 тыс. до 100 тыс. рублей в зависимости от статуса работодателя) и дополнительным расходам на налоги и взносы. Это подчеркивает, что неофициальная занятость – не способ сэкономить, а рискованный шаг, который может обернуться убытками в десятки тысяч рублей за одного сотрудника.

Третий аспект – учет ограничений и требований к кандидатам. Закон устанавливает возрастные рамки (с 16 лет, с исключениями с 14-15 лет при определенных условиях), ограничения по полу (например, запрет женщинам работать в шахтах) и гражданству (иностранцы не допускаются на стратегические объекты). Работодатель обязан проверить соответствие кандидата этим критериям, а также собрать только необходимые документы, избегая излишних запросов, чтобы не нарушить ст. 65 ТК РФ. Нарушение этих правил может привести к жалобам и проверкам.

Наконец, процедура оформления включает несколько этапов: от сбора документов до подачи формы ЕФС-1 в СФР в течение суток после приема. Пропуск любого шага или сроков, как показывает практика, оборачивается финансовыми потерями.

Исходя из вышеизложенного, оформление сотрудника – процесс, требующий юридической точности и дисциплины. Соблюдая все правила, бизнес минимизирует риски и сосредоточится на развитии, а не на устранении последствий ошибок.