- Четыре модели удаленки
- Организуем дистанционный формат корректно
- Образцы документов
- Налогообложение и охрана труда
- Вывод
Во время пандемии COVID-2019 удаленный формат занятости получил распространение как в мировой практике, так и в российской. Изменения в ТК РФ, регулирующие удаленку, нашли отражение в ФЗ-407, принятом еще в 2020 году и вступившем в силу с 01.01.2021. Каких-либо нововведений по состоянию на ноябрь 2025 не анонсировано, поэтому в следующем году работодатели, скорее всего, продолжат работать по устоявшимся правилам. Разбираем, что это за правила и как оформить перевод работника на удаленную работу.
Четыре модели удаленки
Трудовое законодательство устанавливает следующие форматы дистанционной работы:
-
Постоянная. Здесь все понятно – сотрудник работает удаленно, не посещая офис.
-
Временная. Максимальный срок временного перевода на удаленку по соглашению сторон – шесть месяцев.
-
Периодическая. Когда работа из дома и офиса чередуются.
-
Внезапный перевод. Осуществляется в обстоятельствах, делающих трудовую деятельность в офисе невозможной. Например, чрезвычайные ситуации (эпидемии, природные катаклизмы) или указы госорганов. Перевод на удаленку при этом осуществляется по инициативе работодателя.
Организуем дистанционный формат корректно
В общем порядке перевод на удаленную работу осуществляется по инициативе работника по согласованию с нанимателем. Обязательное требование – подписание соответствующего дополнительного соглашения и последующее издание руководителем локального правового акта (приказа).
При переводе в связи с чрезвычайными обстоятельствами (по инициативе нанимателя) достаточно издать приказ, где будут перечислены сотрудники, которых временно переводят на удаленку.
Вполне закономерный вопрос: в каком случае требуется сообщить в службу занятости о переводе работников на удаленку? Все просто – если перевод осуществлен по инициативе сотрудника, никого уведомлять не требуется. Если же он обусловлен требованиями госорганов (карантин, эпидемия, ЧС), достаточно сдать в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1, указав в графе 6 код «ДИСТ», – не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем перевода. Порядок, по которому требовалось информировать службу занятости согласно приложению 4 к приказу приказ Минтруда от 26.01.2022 № 24, больше не применяется.
Рабочее время и обмен документами
График работы прописывается в трудовом договоре, колдоговоре или внутреннем регламенте компании. Если же режим не установлен, удаленщик определяет его самостоятельно. Кроме того, необходимо установить часы связи: если удаленный формат предполагает работу с 8:00 до 17:00, требовать выполнения задач в 21:00 нельзя.
Обмен документами осуществляется в электронном виде. Каналы связи рекомендуется прописать в трудовом договоре. Чтобы исключить возможные споры, правильным решением будет вменить сторонам в обязанность подтверждать получение документов.
Оплата труда и инвентарь
Согласно статье 312.5 ТК РФ зарплата удаленщика не может быть ниже, чем у коллег, выполняющих аналогичные обязанности в офисе. Также закон обязывает нанимателя обеспечить дистанционщика всем необходимым для работы: ПК (ноутбук), софт, средства связи и инструменты для обмена защищенными данными.
Если же сотрудник использует личное оборудование, ему полагается компенсация затрат. Ее объем и порядок выплаты оговариваются сторонами и прописываются в трудовом договоре.
Нюансы при увольнении
Применяются общие положения ТК РФ, однако статьей 312.8 предусмотрены дополнительные условия для увольнения дистанционщика:
-
переехал, в связи с чем не может более исполнять свои обязанности;
-
не отвечал на запросы работодателя более двух рабочих дней подряд (при этом объективных причин для «молчания» не было).
Копия приказа о прекращении трудового договора на бумажном носителе направляется работнику до истечения трех рабочих дней со дня его издания.
Образцы документов
Заявление работника о переводе на удаленную работу составляется в свободной форме. При этом в целях соблюдения требований к делопроизводству, его рекомендуется разделить на следующие блоки:
-
Шапка. Здесь указывается, на чье имя подается заявление. Как правило, это руководитель. Также – ФИО и должность сотрудника-заявителя.
-
Тип документа. В нашем случае это заявление.
-
Текст заявления. В этой части сотрудник детализирует свою просьбу – перевести на удаленку с уточнением формата: постоянная, временная, периодическая. В первом случае указывается дата, с которой работник планирует приступить к дистанционному выполнению обязанностей. Для временного формата – дополнительно необходимо прописать срок (дату), по истечении которого он вновь начнет работать в офисе. Если же выбран периодический формат, следует прописать график: в какие дни планируется работать из дома, а в какие – из офиса. Требований об указании в заявлении на удаленную работу причины, по которой осуществляется переход (например, в связи с болезнью), нет.
-
Дата, подпись и ее расшифровка.
Вот образец заявления (вы можете скачать его по ссылке, как и нижеследующее шаблоны):
Если договоренность достигнута, составляется и подписывается дополнительное соглашение о переводе на удаленную работу – образец:
Далее руководитель издает соответствующий приказ, в содержательной части которого указываются:
-
ФИО и должность работника, обратившегося с заявлением о переводе;
-
реквизиты заявления и дополнительного соглашения – в качестве оснований для перевода;
-
формат удаленки;
-
дата, с которой для сотрудника устанавливается дистанционный режим;
-
подписи – руководителя, ответственных за исполнение приказа, ознакомленного сотрудника.
Приказ издается в соответствии с правилами делопроизводства на бланке организации (если он есть) и выглядит так:
Если же перевод производится по инициативе работодателя, допсоглашения не оформляются, достаточно приказа, в котором следует указать основание (реквизиты решения органа власти) для вынужденного перевода на удаленку. Локальный правовой акт в таком случае будет выглядеть примерно следующим образом:
Налогообложение и охрана труда
Если удаленщик проживает за границей, но работает на российскую компанию, его доход считается российским – вне зависимости от страны проживания. При этом наниматель в стандартном режиме удерживает и перечисляет НДФЛ с его зарплаты.
Когда речь об охране труда, сотрудник, работающий из дома, не предоставлен сам себе: работодатель по-прежнему несет ответственность за:
-
обучение и информирование о правилах охраны труда при работе на предоставленной технике;
-
анализ обстоятельств, приведших к травме на рабочем месте или вызвавших профзаболевание;
-
оформление страхования дистанционщика;
-
исполнение предписаний надзорных органов.
Вывод
Рассказали, как перевести сотрудника на удаленку и какие нюансы трудового законодательства при этом следует учесть. Чтобы избежать проблем с трудовой инспекцией, важно помнить, что ваши дистанционщики имеют те же права, что и офисный персонал. Также важно грамотно подойти к документальному оформлению перевода: если он производится по согласию сторон, обязательны допсоглашение и приказ. При вынужденном переводе достаточно приказа, но также необходимо проинформировать СФР по форме ЕФС-1.
Если испытываете трудности при самостоятельной подготовке документов, используйте наши шаблоны, адаптируя их под особенности вашего бизнеса.
Яна Смолярук
Эксперт Фингуру
