Авансовый отчет (форма №АО-1)– это первичный документ, который заполняют для подтверждения выданных подотчетным лицам сумм.
Как заполнить авансовый отчет подотчетным лицом?
ШАГ 1: Заполнить сведения о себе на лицевой стороне отчета и на оборотной стороне о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
На титульной части бланка авансового отчета указать:
· - наименование организации;
· - структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;
· - свою фамилию, имя и отчество (графа «Подотчетное лицо»);
· - должность;
· - назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).
Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета необходимо подготовить первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные, товарные чеки и т.д.).
Рекомендация подотчетным лицам: приобретайте товары и услуги в организациях и у индивидуальных предпринимателей, которые предоставляют полный пакет первичных документов, включающий кассовые и товарные чеки (накладные). Наличие полного пакета документов поможет избежать претензий со стороны контролирующих органов!
ШАГ 2: Заполнить оборотную сторону авансового отчета в следующем порядке по графам:
· № п/п – указать номер документа по порядку в зависимости от того, как пронумеровали и систематизировали. Документы приложить к авансовому отчету по порядку.
· Дата – указать дату выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, и указанная на документе. То есть дата документа.
· Номер – указать номер документа (номер кассового чека, номер билета и т.д.)
· Наименование документа (расхода) – указать назначение документа (квитанция почты, товарный чек на канц. товары и т.д.)
· Сумма расхода – указать сумму денежных средств, подлежащую возмещению предприятием за израсходованные подотчетным лицом денежные средства.
Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости и третий и т.д.
ШАГ 3: Подписать заполненный бланк авансового отчета.
Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.
Павел Тимохин
Эксперт Фингуру
