Электронный документооборот: что это и как работает

В любом бизнесе происходит обмен документами: договорами, актами выполненных работ, счетами-фактурами, деловой корреспонденцией, бухгалтерскими отчетами. Делопроизводство можно осуществлять на бумажных носителях, однако это – времязатратный процесс: от распечатки документа до необходимости доставки почтой или курьером. Сэкономить время и оптимизировать процесс обмена корреспонденцией поможет электронный документооборот (ЭДО). Рассказываем, что такое электронный документооборот, кто может пользоваться и какие есть типы электронных подписей.

В этой статье рассказали:

• Что такое ЭДО?
• Схема работы с сервисами электронного документооборота
• Виды электронного документооборота
• Кто может использовать ЭДО?
• Достоинства и недостатки систем ЭДО
• Возможно ли совмещение бумажного и электронного документооборота?
• Когда компании следует перейти на ЭДО?
• С чего начать переход на электронный документооборот?
• Типы электронных подписей
• Операторы ЭДО

Что такое ЭДО?

Электронный документооборот (аббревиатура – ЭДО) – обмен документами в электронном виде с помощью цифровых технологий. Другое распространенное название – система электронного документооборота (сокращение – СЭД).

Определение «электронный документ» и другие смежные понятия закреплены в Федеральном законе № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Цифровые технологии используются для создания электронных версий документов, их отправки, хранения посредством ПК или иного устройства для обработки данных. Обмен производится не только внутри одной компании/организации, но и с партнерами, контрагентами, органами власти и государственными организациями.

Верификация подлинности электронного документа осуществляется при помощи электронной цифровой подписи (ЭЦП). Подпись связана с автором средствами криптографии, что не позволяет просто скопировать ее и подделать документ. О том, какие есть типы ЭЦП – читайте в соответствующем разделе.

Сервисы ЭДО – цифровые системы для осуществления документооборота. Они включают программы для ПК и облачные решения через интернет.

С помощью СЭД документ проходит полный цикл: создание документа, присвоение реквизитов, согласование с руководителями подразделений, отправка контрагенту, получение ответа.

Участники электронного документооборота оформляют доступ к цифровым системам посредством операторов ЭДО. В компетенцию таких компаний входит создание платформ для ЭДО, подключение клиентов, обслуживание систем и оказание специальных услуг: предоставление ЭЦП или оптимизация бизнес-процессов.

Процедура обмена документами в ЭДО функционирует аналогично делопроизводству на бумажных носителях. Документ составляется на ПК, согласовывается внутри организации, передается на подпись руководителю и направляется в службу делопроизводства для регистрации и доставки контрагенту. Однако при использовании ЭДО все этапы выполняются в электронном виде, что исключает необходимость тратить лишнее время, делает процесс безопасным и сокращает расходы на канцелярию (бумагу, конверты, марки, заправку принтеров).

Схема работы с сервисами электронного документооборота

Рассмотрим, как работает система электронного документооборота на примере стандартного алгоритма действий, который обычно выполняется участниками для проведения операции в СЭД:

• работник компании составляет документ: письмо, договор, отчет или запрос;
• направляет его посредством СЭД для утверждения своим непосредственным руководителем и, если это необходимо, руководителями иных структурных подразделений;
• после получения электронных виз работник направляет документ на подпись руководителю компании;
• директор подписывает документ своей ЭЦП, после чего документ автоматически направляется в службу делопроизводства компании;
• здесь ему присваивается регистрационный номер, после чего документ через систему ЭДО поступает адресату;
• при получении документ регистрируется внутри организации-получателя и направляется в соответствующее подразделение для работы;
• если документ – договор или сверочный акт, организация-получатель подписывает его посредством ЭЦП, о чем уведомляет первую организацию также в электронном виде;
• компания-отправитель получает уведомление, после чего начинается непосредственное взаимодействие контрагентов: поставка товара, оплата или иное действие, предусмотренное документом.

Как мы видим, документ, созданный и направленный посредством электронного оборота, проходит полный жизненный цикл внутри системы. Пользователю не требуется ожидать ответного письма или звонка от представителя контрагента, звонить самостоятельно или вести журнал учета корреспонденции. Процесс простой и прозрачный – все уведомления отслеживаются через сервис ЭДО.

Также стоит отметить, что документы, сформированные через СЭД и подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), обладают такой же юридической силой, как составленные на бумаге и подписанные живой подписью. Данная норма закреплена в статье 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Виды электронного документооборота

Использовать ЭДО можно внутри организации или для отправки корреспонденции контрагентам. В связи с этим выделяют два вида цифрового документооборота.

Внутренний. Предоставляет возможность обмениваться данными в рамках одной компании. Правильно настроенное делопроизводство способствует оптимизации процессов и упрощению коммуникации между структурными подразделениями.

Например, это может быть отправка отчетов в отдел статистики или заявления об отпуске, дей-оффе или увольнении в кадры.

Внешний. Позволяет упростить и ускорить обмен данными с контрагентами, партнерами, клиентами, госорганами и учреждениями.

К примеру, внешний документооборот используется для обмена контрактами или договорами, налоговыми или бухгалтерскими отчетами, актами о выполнении работ, счетами на оплату, официальными письмами, информационными запросами.

При использовании внешнего ЭДО следует понимать, что необходимо соблюдать правила оформления документов, действующие у контрагента. Особенно это касается взаимодействия с органами власти и подведомственными им учреждениями.

Помимо внутренних и внешних выделяются еще и узконаправленные системы ЭДО для обработки трудовой, корпоративной документации и бухгалтерской отчетности.

Кто может использовать ЭДО?

Пользоваться возможностями цифрового документооборота могут разные типы организаций.

Владельцы бизнеса. Юридические лица (компании) или индивидуальные предприниматели используют СЭД для обмена данными с поставщиками, контрагентами, своими сотрудниками. Применение ЭДО позволяет в короткий срок получить подпись второй стороны, направить или запросить сведения, оптимизировать бизнес-процессы и осуществить информационную рассылку среди сотрудников компании.

Государственные органы и учреждения. В эту категорию входят органы власти (министерства, департаменты, управления) и подведомственные им организации: школы, больницы, учреждения социального обслуживания, управляющие компании. Цифровой документооборот используется ведомствами как для внутренней работы, так и для обмена данными с другими органами власти/учреждениями (к примеру, взаимодействие регионального правительства с местными министерствами или департаментами).

Самозанятые. ЭДО помогает данной категории организовывать удобный обмен сведениями с клиентами, подтвердить легальный характер деятельности и увеличивает степень доверия контрагентов.

Достоинства и недостатки систем ЭДО

Зачем компании использовать цифровой документооборот? Внедрение ЭДО позволяет получить следующие преимущества:

• оптимизация и ускорение процесса подготовки документа – достаточно нескольких минут, чтобы документ прошел все стадии согласования и был направлен контрагенту;
• снижение расходов на канцелярию – бумагу, конверты, заправку и ремонт принтеров;
• возможность в любой момент определить, на какой стадии согласования, подписания или отправки находится документ, а также узнать, кто является исполнителем;
• ведение удобной базы документации – поиск осуществляется по заголовку, категории, регистрационному номеру, исполнителю, адресату, дате и времени отправки;
• повышенная безопасность – документ не может быть подписан неуполномоченным лицом;
• надежная защита и степень шифрования документов – другими словами, расшифровывать документ и увидеть содержимое без доступа к системе и необходимых полномочий крайне проблематично.

Следует понимать, что ЭДО, как и любые цифровые системы, зависят от подключения к сети. Существенную роль играет и человеческий фактор. В электронном документообороте ключевое значение имеет правильный ввод данных. Отсутствие квалификации и недостаточность навыков работников может нарушить работу системы или привести к тому, что корреспонденция не дойдет до нужного адресата. В связи с этим обучение персонала до открытия доступа к СЭД является обязательным.

Помимо перечисленных нюансов выделим следующие недостатки:

• возможность технических неполадок в сети или в самой системе, что нарушает стабильность работы, а в отдельных случаях может вызвать потерю данных;
• риски безопасности – минимальны, поскольку утечки информации из ЭДО происходят крайне редко, однако возможности хакеров и вредоносного ПО никогда не следует исключать полностью;
• существенные расходы на получение доступа к системам.

Возможно ли совмещение бумажного и электронного документооборота?

Как мы уже отметили, в РФ цифровой документ, если оформлен с КЭП, приравнивается к бумажному, подписанному живой подписью. Кроме того, какой-либо нормативный правовой акт, ограничивающий совмещение цифрового и бумажного документооборота, в России также отсутствует.

Это означает, что организация самостоятельно принимает решение, в какой форме вести делопроизводство. Также выбор может быть продиктован внутренним режимом работы компании, ее видом деятельности, типом контрагентов, количеством заключаемых договоров и контрактов. В отдельных случаях внедрение ЭДО является обязательным – об этом мы расскажем в следующем разделе.

Рассмотрим ситуацию, в которой компания подключена к СЭД, однако контрагент не является пользователем цифрового документооборота. В таком случае итоговый документ, пройдя все этапы визирования и подписания в СЭД, потребуется распечатать на бумажном носителе, поставить на поле ЭЦП печать компании и, в зависимости от срочности, выбрать должный тип доставки: курьером или почтовой связью.

Цифровой тип документооборота позволяет хранить в электронном виде деловую переписку (внутреннюю и внешнюю), договоры и контракты, счета-фактуры, акты выполненных работ, кадровую документацию. Однако в случае с последней опцией имеется ряд исключений. Статья 22.1 Трудового кодекса РФ запрещает хранить в цифровом виде:

• приказы об увольнении работников;
• акты о несчастных случаях на рабочем месте;
• сведения о прохождении работниками инструктажей по охране труда.

Даже если компания приняла решение переводиться на ЭДО, часть документов, помимо указанных выше, в любом случае необходимо хранить на бумажных носителях. Для удобства работы внутри компании данные сведения также могут использоваться в цифровом виде, однако юридической силы они иметь не будут.

Соответствующие правила закреплены в Федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и правилах хранения архивных документов, утвержденных приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236.

На бумажных носителях требуется хранить:

• первичные документы бухучета – в течение пяти лет;
• кадровые документы – до 75 лет;
• расчеты по страховым взносам – 50 лет;
• финансовую отчетность – постоянно;
• правоустанавливающие документы: устав (положение) организации, протоколы собраний учредителей, документы о регистрации в ФНС – постоянно.

Когда компании следует перейти на ЭДО?

В первую очередь задуматься о переходе на ЭДО следует в случае необходимости хранить большие объемы данных. Цифровая база обеспечит быстрый и удобный доступ к информации.

Также переход на ЭДО целесообразен, когда в компании трудоустроено большое количество работников, либо имеются региональные структурные подразделения. ЭДО позволит информировать персонал своевременно.

Еще одна причина – существенные затраты на отправку бумажной корреспонденции и курьерские услуги. Кроме того, обратить внимание на ЭДО рекомендуется при необходимости доставки документов в другие субъекты РФ.

В отдельных случаях использование цифрового документооборота обязательно. Речь идет об ЭДО в сфере маркировки товаров. Соответствующие требования закреплены в постановлениях Правительства РФ № 2464 от 31 декабря 2020 г. и № 64 от 28 апреля 2021 г.

С 1 января 2022 года участники оборота маркированных товаров обязаны передавать в систему Честный знак (ЧЗ) через операторов ЭДО данные о вводе продукции в оборот, о продажах и выводе из оборота.

Правило относится к следующим группам товаров:

• медицинские препараты;
• парфюмерная продукция;
• изделия из меха;
• фототехника;
• шины и покрышки;
• изделия легкой промышленности;
• обувь;
• молочные продукты;
• табачные изделия.

С чего начать переход на электронный документооборот?

Для начала следует определиться, подходит ли ЭДО для конкретного бизнеса. Крупные компании сталкиваются с масштабными рассылками – особенно, если речь идет о получении коммерческих предложений в рамках предстоящих тендеров. Однако для индивидуальных предпринимателей и самозанятых затраты на приобретение систем цифрового документооборота могут составить значительную часть бюджета.

Крупные компании сталкиваются с масштабными рассылками – особенно, если речь идет о получении коммерческих предложений в рамках предстоящих тендеров.

Завершив с определением потребностей, компания начинает процедуру внедрения ЭДО. В целом она состоит из следующих этапов:

1. Внесение изменений в учетную политику компании. Следует отразить возможность ведения электронного документооборота во внутренней документации.
2. Проработка системы документооборота. Во внутренних инструкциях потребуется прописать: условия хранения документов, в каких из них применяется ЭДО, кто владеет ЭЦП, какие сотрудники осуществляют цифровое делопроизводство.
3. Выбор оператора ЭДО. При выборе следует отталкиваться от количества контрагентов компании, работающих с конкретным оператором. Обращать внимание рекомендуется на отзывы об операторах и возможность получить пробный доступ к системе – так компания сможет выбрать оптимальный вариант.
4. Оформление ЭЦП. Юридически значимыми считаются документы, подписанные КЭП (расшифровка – «квалифицированная электронная подпись»).
5. Выбор метода работы с ЭДО. Имеются как онлайн-сервисы с технологиями облачного хранения данных, так и программное обеспечение для ПК.

Подробнее узнать о том, как подключить электронный документооборот, вы можете в отдельной статье на нашем сайте.

Типы электронных подписей

При обмене данными в ЭДО используются следующие типы подписей.

Простая электронная подпись (ПЭП). К данному виду подписей относятся хорошо знакомые всем логин/пароль, проверочные коды из СМС или телефонных звонков. Применяется в банковских операциях или на порталах государственных услуг. Не применяется в информационных системах и для подписания документов, содержащих секретные сведения. ПЭП может приравниваться к физической подписи, если это оговорено сторонами ЭДО, закреплено в соответствующем соглашении и прописано во внутренних правовых актах.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Для создания НЭП применяются средства криптошифрования. Она устанавливает личность владельца и позволяет определить, вносились ли в документ изменения после отправки. Удостоверяющие центры оформляют НЭП с двумя ключами: закрытым и открытым. Мастер-ключ хранится на флеш-носителе с пин-кодом или на ПК владельца и используется для подписания документа. Открытый ключ доступен получателям: так они могут определить подлинность ЭЦП. Неквалифицированная ЭП используется как для внутреннего, так и для внешнего документооборота, если его стороны договорились об этом и заключили обязательное соглашение.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Суть КЭП и ее отличие от двух других типов ЭП заключается в следующем:

• она имеет обязательный сертификат квалификации;
• программный комплекс для работы с КЭП прошел сертификацию в ФСБ;
• КЭП оформляют только аккредитованные удостоверяющие центры.

Квалифицированная ЭП используется для направления отчетности в госорганы (например, в ФНС или Пенсионный фонд РФ), открывает доступ для участия в онлайн-тендерах и взаимодействия с государственными системами информации.

Для работы с КЭП также потребуются СКЗИ (расшифровывается как «средства криптографической защиты информации»). Данное программное обеспечение применяется для подписания документов посредством КЭП и ее верификации.

Операторы ЭДО

Операторы электронного документооборота в России – это коммерческие организации, обеспечивающие юридически значимый документооборот в электронном виде с применением ЭЦП.

Ведение реестра операторов цифрового делопроизводства осуществляется Федеральной налоговой службой. Необходимые знания о том, какие есть операторы в России, как они называются, а также какие услуги предоставляют, можно получить в соответствующем разделе официального сайта ведомства.

Здесь же есть поиск по названию и удобный фильтр: наличие демо-версии, возможность направлять отчетность в ФНС, операторы ЭДО для маркировки, операторы с приостановленной деятельностью и исключенные из реестра. Это значит, что владелец бизнеса заранее может составить список потенциальных поставщиков услуг и запросить тестовый доступ.

Кроме того, в реестре пишется количество абонентов того или иного оператора, указываются данные о роуминге и поддерживаемых форматах (например, акты выполненных работ, акты сверки, акты о приемке, УПД, ТОРГ-2, ТОРГ-12).

Также имеется возможность отсортировать реестр по любому из требуемых параметров.