Переход бухгалтерского учета внутри компании на электронный документооборот способствует оптимизации как внутренней, так и внешней работы. ЭДО позволяет увеличить темпы работы, ускорить поставку или оплату продукции, снизить расходы на канцтовары, защитить документацию бухгалтерии. Рассмотрим основные вопросы касательно ЭДО – что это в бухгалтерии, когда следует задуматься о переходе на цифру, что потребуется для внедрения электронного документооборота.
- Преимущества ЭДО в бухгалтерии перед бумажным делопроизводством
- Когда следует перейти на ЭДО?
- Принципы ЭДО в бухгалтерии
- Как внедрить ЭДО в бухгалтерию?
- Какие бухгалтерские документы можно направлять посредством ЭДО?
- Возможно ли совмещение цифрового и бумажного документооборота?
Преимущества ЭДО в бухгалтерии перед бумажным делопроизводством
Среди главных бенефитов цифрового оборота документов в бухгалтерии можно выделить следующее:
- Увеличение темпов работы. Обмен бумажной корреспонденцией, как правило, требует от нескольких дней до нескольких недель – срок зависит от того, насколько удален контрагент и какой способ доставки применяется: почта или курьерская служба. ЭДО в бухгалтерии позволяет согласовать, подписать и направить документ партнеру в течение нескольких минут.
- Оптимизация расходов. Бумажное делопроизводство предполагает не только печать документа на физическом носителе, но и дополнительные статьи расходов: конверты, марки, тонер для принтера, ремонт оборудования для печати. ЭДО позволяет свести данные затраты к минимуму.
- Полная правовая сила электронных документов. Если применяется квалифицированная электронная подпись (КЭП), цифровые данные приравниваются к сведениям на бумажном носителе с живой подписью.
- Безопасность и быстрый доступ. Данные хранятся в облаке, а их защита обеспечивается современными средствами шифрования. Бухгалтер в любой момент имеет возможность обратиться к цифровой базе данных предприятия и найти необходимые сведения по требуемым параметрам: автор документа, тема, дата и время подписания, тип.
- История документа. Современные сервисы ЭДО позволяют проследить весь жизненный цикл: от составления до внесения изменений и подписания. Кроме того, имеется возможность узнать, кто назначен у контрагента исполнителем отправленного компанией документа.
- Ускорение оборотных процессов. Обмен контрактами, счетами-фактурами и актами выполненных работ через ЭДО обеспечивает своевременное выполнение работ/услуг и получение оплаты.
- Оптимизация получения вычетов по НДС. Заключение сделки в электронном виде способствует получению налоговых вычетов в ближайший отчетный период.
Когда следует перейти на ЭДО?
Ключевыми маркерами для перехода на цифровую бухгалтерию являются большой документопоток, чрезмерная загруженность сотрудников подразделения бухучета, отсутствие прозрачности процессов, излишние затраты времени на согласование и подписание бумаг. Также об ЭДО стоит задуматься, когда расходы на отправку бумажной корреспонденции становятся значительной статьей бюджета компании.
Переход на электронную бухгалтерию также следует рассматривать и в том случае, когда большая часть процессов отлажена и из года в год ведется на бумажных носителях. Так организация сэкономит бюджет и максимально оптимизирует обмен бухгалтерскими документами.
Сравним ключевые параметры бумажного и цифрового методов.
| Бумажное делопроизводство | Электронное делопроизводство |
|---|---|
| Продолжительный поиск сведений в архиве организации, подлинные экземпляры рассредоточены по внутренним подразделениям или у контрагентов | Цифровая база данных позволяет найти требуемую информацию в несколько кликов |
| Сложности при отслеживании маршрутизации документа | Весь процесс: от создания карточки до направления партнеру – хранится в цифровой базе данных, что облегчает поиск документа на любой стадии |
| Значительные затраты времени на согласование и подписание | Сотруднику, осуществляющему подготовку документа, не требуется покидать рабочее место: согласующие лица и подписант увидят документ на своем компьютере |
| Бумажная корреспонденция может быть утеряна | Документы в системе ЭДО всегда легко находятся по ключевым запросам |
Кроме того, в рамках цифрового ЭДО бухгалтер может направлять отчетность в ФНС, подписывать закрывающие и другие документы при работе с партнерами.
Подробнее о том, как работает электронный документооборот и как подключить ЭДО, вы можете узнать в соответствующих статьях на нашем сайте.
Принципы ЭДО в бухгалтерии
Внедрение цифрового делопроизводства в бухучете осуществляется, основываясь на таких принципах как:
- Безопасность. Ключевое требование к поставщикам сервисов ЭДО – защита данных клиента. Применяются современные методы шифрования, а информация хранится на надежных серверах.
- Постоянство. Цифровой документооборот практически полностью исключает задержки. Если между партнерами налажен ЭДО, им не требуется ожидать, пока материалы дойдут второй стороне, а потом вернуться адресату.
- Упрощенный поиск. При поступлении запросов от контролирующих органов поиск требуемой информации не составит труда.
- Прозрачность. В любой момент автор документа может узнать, на какой стадии находится согласование или подписание внутри компании, а также рассмотрение информации контрагентом.
Как внедрить ЭДО в бухгалтерию?
Подключение бухгалтерии к электронному обмену данными в целом состоит из четырех этапов: выбор оператора ЭДО, оформление цифровой подписи, подключение к платформе ЭДО, уведомление партнеров о переходе на цифровой документооборот.
Выбор оператора
Чтобы подобрать оптимального поставщика услуг, в первую очередь следует провести анализ системы бухучета компании. Потребуется определить, какие форматы данных будут использоваться при обмене данными в цифре: акты сверки, акты выполненных работ, договоры, УКД, УПД, ТОРГ-2, ТОРГ-12.
Далее потребуется обратить внимание на следующие параметры оператора: возможности роуминга, наличие пробного периода доступа, количество контрагентов, пользующихся услугами именно этого поставщика услуг.
Перечень операторов ЭДО размещен на официальном сайте ФНС. Там же можно найти контактную информацию и уникальный идентификатор оператора.
Оформление электронной подписи (ЭП)
Цифровые сертификаты бывают трех типов:
- простая электронная подпись (ПЭП);
- неквалифицированная электронная подпись (НЭП);
- квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Последняя опция – наиболее востребованная, поскольку по законам РФ именно КЭП приравнивается к живой подписи. В случае судебного разбирательства документ, подписанный КЭП, будет обладать полной юридической силой и послужит весомым доказательством при отстаивании позиции.
Электронную подпись оформляют в аккредитованных удостоверяющих центрах (УЦ). Полный список УЦ, действующих на территории РФ, опубликован на веб-портале Минцифры. Кроме того, операторы ЭДО, как правило, располагают собственными аккредитованными УЦ.
ЭП может быть выполнена в виде:
- USB-токена – флеш-носителя, не требующего установки дополнительного ПО;
- программного дистрибутива, устанавливаемого на необходимое количество рабочих мест в организации.
В первом случае обладатель ЭП не привязан к конкретному ПК и может использовать цифровую подпись на любом удаленном от основного места работы компьютере. Например, это может быть удобно при частых командировках. Средства криптографической защиты информации (СКЗИ) уже встроены в USB-токен.
Подключение к оператору ЭДО
О том, как выбрать оператора ЭДО, мы рассказали выше. Ключевой момент – в первую очередь обратить внимание на поставщиков, способных удовлетворить запрос компании, а также на количество партнеров, пользующихся услугами определенного оператора.
Как правило, все современные системы ЭДО доступны через веб-клиент. Это значит, что вход в систему цифрового документооборота осуществляется как в привычную всем электронную почту через браузер.
Уведомление партнеров о подключении к системе ЭДО
Финальный этап – сообщить партнерам и контрагентам о том, что компания теперь использует сервис ЭДО. Сделать это можно через рассылку по электронной почте или путем устного уведомления. Кроме того, большинство современных систем ЭДО имеют опцию приглашения контрагентов.
Какие бухгалтерские документы можно направлять посредством ЭДО?
Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» к документам, обмен которыми может осуществляться через ЭДО, относятся:
- договоры (соглашения, контракты);
- счета;
- накладные;
- акты выполненных работ/оказанных услуг;
- документы строгой отчетности, товарные и кассовые чеки;
- УПД (расшифровка – универсальный передаточный документ).
Последняя опция – УПД – представляет собой формализованный документ, обмениваться которым можно только через ЭДО в установленном ФНС формате. Является одним из первичных документов и сочетает в себе свойства накладной и счета-фактуры.
Договор
Начальный этап правоотношений между контрагентами – составление и подписание договора. Процедура в ЭДО полностью соответствует бумажному делопроизводству. Это означает, что стороны рассматривают договор, вносят правки, при необходимости составляют протоколы разногласий, подписывают документ. Ключевое отличие – в цифре все этапы осуществляются намного быстрее.
УПД, счета-фактуры, иная первичная документация
Передача данных типов документов сопровождает любую коммерческую сделку. По этой причине они занимают значительный объем бухгалтерского документооборота. Работа с ними посредством ЭДО позволяет снизить нагрузку на сотрудников и уменьшить расходы на бумажную корреспонденцию.
Бухгалтерская отчетность
Любая организация, коммерческая или государственная, направляет отчетность в контролирующие органы: ФНС, ПФР, Росстат, ФСС. Тип подачи сведений – на бумажных носителях или в цифровом виде – определяется количеством сотрудников компании.
К примеру, если в организации трудоустроено более 100 работников, отчетность в ФНС следует подавать исключительно в цифровом виде. Статьей 119.1 Налогового кодекса РФ за нарушение установленного способа предоставления налогового расчета предусмотрен штраф.
Возможно ли совмещение цифрового и бумажного документооборота?
Причиной, по которой может совмещаться цифровой и бумажный документооборот, является отсутствие подключения к системе цифрового обмена данными у контрагента. В таком случае часть делопроизводства придется осуществлять на бумажных носителях.
Кроме того, участники оборота маркированных товаров обязаны передавать сведения в систему Честный знак (ЧЗ) о вводе и выводе из оборота, а также о продажах исключительно посредством ЭДО. Перечень товаров, подлежащих маркировке, можно найти на сайте ЧЗ. Таким образом, даже если в компании в основном осуществляется бумажный документооборот, подключение к оператору ЭДО является обязательным.
Владимир Орлов
Эксперт Фингуру
