- Что нужно бизнесу от бухгалтерии
- Когда бухгалтер на аутсорсе – оптимальный выбор
- Когда стоит нанять штатного бухгалтера
- Как найти бухгалтера на работу в ИП или ООО
- Сравнение затрат: аутсорсинг vs штатный бухгалтер
- Аутсорсинг и штатные сотрудники: плюсы и минусы для предприятия
- Итог: что выбрать?
Бухгалтерский учет – основа финансовой непоколебимости любого бизнеса, от небольшого ИП до крупной корпорации. Часто перед предпринимателем встает вопрос: нанять сотрудника в штат или передать бухгалтерский и налоговый учет на аутсорсинг – сторонним профессионалам? Оба варианта имеют свои особенности, и выбор зависит от масштаба бизнеса, задач и ресурсов. В этой статье разбираем, когда аутсорсинг бухгалтерии становится оптимальным решением, а когда стоит рассмотреть штатного бухгалтера.
Что нужно бизнесу от бухгалтерии
Бухгалтерия – не только расчет налогов и сдача отчетности. Она включает обработку первичных документов, взаимодействие с банками, учет зарплат, контроль за соблюдением законодательства и оптимизацию налоговых затрат. Для малого бизнеса это может быть несколько операций в месяц, а для масштабной компании – тысячи документов и сложные процессы, обусловленные внешнеэкономической деятельностью или маркировкой товаров.
В обязанности бухгалтера – штатного или на аутсорсинге – входит обеспечение:
- своевременной и корректной отчетности;
- отсутствия штрафов и лишних вопросов от налоговых органов;
- прозрачности финансов для принятия управленческих решений;
- безопасного хранения данных и соблюдения всех законодательных норм.
Выбор между аутсорсингом и штатным бухгалтером зависит от того, как бизнес планирует решать эти задачи и какие ресурсы готов выделить.
Когда бухгалтер на аутсорсе – оптимальный выбор
Аутсорсинг предполагает передачу бухгалтерских функций профильной компании, которая берет на себя учет, отчетность и взаимодействие с государственными органами. Этот вариант наиболее применим в следующих случаях.
Малый бизнес и стартапы
Для ИП или небольшой компании с ограниченным бюджетом штатный специалист часто оказывается непосильной нагрузкой. Зарплата, налоги, организация рабочего места и покупка ПО могут в разы превышать стоимость услуг аутсорсинговой компании. Например, для кофейни с парой сотрудников достаточно базового пакета услуг, который включает учет доходов, расчет налогов и сдачу отчетности. Это экономит время и деньги, позволяя владельцу сосредоточиться на развитии бизнеса.
Быстрорастущие компании
Когда бизнес масштабируется, объем бухгалтерских операций растет. Аутсорсинговая компания легко адаптируется к новым задачам, подключая дополнительных специалистов или расширяя перечень услуг. Например, если бизнес выходит на маркетплейсы или начинает экспорт, аутсорсер оперативно настроит учет под новые требования (маркировка товаров, валютные операции).
Сложные и нестандартные задачи
Аутсорс-фирмы имеют в штате экспертов узкого профиля: налогообложение, кадровый учет, работа с таможней или интеграция с системами ЭДО, что крайне важно для бизнеса, сталкивающегося с нестандартными ситуациями, например, налоговыми проверками или необходимостью оптимизации налогов. Штатный бухгалтер, даже опытный, может не обладать достаточными знаниями в таких узких областях.
Экономия на инфраструктуре
Аутсорсеры используют лицензионное ПО, защищенные серверы и системы резервного копирования, что исключает траты на дорогостоящие решения, такие как 1С, и наем специалистов для их поддержки. Кроме того, аутсорсинговые компании мониторят обновления законодательства, что снижает риск ошибок из-за устаревших знаний.
Непрерывность работы
С ведением бухгалтерского учета через аутсорсинг бизнес не зависит от отпусков, больничных или увольнения одного сотрудника. Команда специалистов обеспечивает непрерывный учет, а ответственность за ошибки прописывается в договоре, что защищает компанию от финансовых потерь.
Аутсорсинг часто оказывается удобнее еще и потому, что дает однозначный ответ на вопрос: «Как найти квалифицированного бухгалтера для ИП или ООО с необходимым опытом?». Подбирать штатного сотрудника – задача не из простых, а фирмы-аутсорсеры уже имеют проверенных специалистов, что минимизирует риски.
Когда стоит нанять штатного бухгалтера
Штатный бухгалтер может быть предпочтительным вариантом для компаний с особыми потребностями. Рассмотрим, в каких случаях это оправдано.
Крупные компании со сложной структурой
Если бизнес имеет несколько филиалов, сотни сотрудников или занимается сложными операциями (например, внешнеэкономической деятельностью), финансовый департамент становится частью внутренней экосистемы. Штатные специалисты глубоко погружаются в процессы компании, обеспечивая оперативное реагирование на запросы руководства и интеграцию учета с управленческой аналитикой.
Большой объем бумажного документооборота
Компании, работающие с большим количеством бумажных документов (договоры, акты, накладные), могут предпочесть штатного специалиста для их обработки и систематизации. Хотя современные аутсорсеры предлагают услуги по цифровизации документооборота, некоторые руководители считают, что штатный сотрудник лучше справится с физическим архивированием.
Необходимость оперативного контроля
В бизнесах, где требуется мгновенная реакция на финансовые операции (например, в розничной торговле с большим количеством транзакций), штатный бухгалтер может быть доступен для моментального согласования платежей или решения срочных вопросов. Это особенно важно, если руководитель хочет держать все процессы под личным контролем.
Однако найти специалиста с нужным уровнем квалификации и опытом для подобных задач бывает сложно, особенно для малого и среднего бизнеса.
Как найти бухгалтера на работу в ИП или ООО
Поиск квалифицированного сотрудника — задача, требующая времени и внимательного подхода. Опытный финансист должен не только разбираться в учете, но и соответствовать специфике вашего бизнеса. Вот несколько рекомендаций, как выбрать подходящего кандидата:
- Проверяйте опыт и квалификацию. Ищите специалистов со стажем работы от 5 лет, желательно в вашей отрасли. Уточните, сталкивался ли кандидат с налоговыми проверками или сложными операциями, например, ВЭД.
- Тестируйте знания. Попросите кандидата выполнить тестовое задание или ответить на вопросы, связанные с вашей системой налогообложения (ОСНО, УСН) и программным обеспечением (1С, Контур).
- Уточняйте навыки работы с ЭДО и банками. Современный бухгалтер должен уметь работать с ЭДО и интегрированными банковскими системами.
- Проверяйте рекомендации. Свяжитесь с предыдущими работодателями, чтобы убедиться в надежности кандидата.
- Избегайте выбора по дешевизне. Бухгалтер, запрашивающий зарплату по низу рынка, с высокой долей вероятности не может похвастаться серьезным опытом. Как итог, он может допустить ошибки, которые приведут к штрафам или проблемам с ФНС и другими контролирующими ведомствами.
Найти грамотного специалиста, особенно для небольшого бизнеса, бывает непросто. Рынок труда переполнен кандидатами, но далеко не все обладают достаточной квалификацией или опытом работы с конкретными задачами. В этом смысле аутсорсинг часто оказывается более надежным решением, так как компании уже имеют проверенных экспертов.
Сравнение затрат: аутсорсинг vs штатный бухгалтер
Чтобы понять, какой вариант выгоднее, рассмотрим примерные затраты для малого бизнеса (ИП на УСН с 5 сотрудниками).
Штатный специалист:
- зарплата – от 60 000 до 100 000 руб./мес. (исходя из региона, квалификации);
- налоги и взносы – около 30% от зарплаты (18 000 – 30 000 руб.);
- рабочее место и ПО – от 10 000 до 20 000 руб./мес.;
- итого – 88 000 – 150 000 руб./мес.
Аутсорсинг:
- базовый пакет услуг – от 10 000 до 30 000 руб./мес. (включает учет, отчетность, консультации);
- дополнительные услуги (например, кадровый учет) – 5 000 – 15 000 руб./мес.;
- итого – 15 000 – 45 000 руб./мес.
Как видим, для малого бизнеса аутсорсинг может быть в 2-3 раза дешевле. Для среднего и крупного бизнеса экономия достигается за счет отсутствия затрат на обучение, ПО и организацию отдела.
Аутсорсинг и штатные сотрудники: плюсы и минусы для предприятия
Сравним преимущества и недостатки аутсорсинга бухгалтерии и штатного бухгалтера. Это поможет бизнесу оценить, какой вариант лучше подходит для конкретных задач и масштаба компании.
Аутсорсинг
Преимущества:
- Экономия ресурсов. Аутсорсинг позволяет значительно сократить затраты – нет необходимости платить зарплату, налоги, отпускные или обустраивать рабочее место. Вы платите фиксированную сумму за услуги, которая часто ниже расходов на штатного сотрудника.
- Доступ к команде экспертов. Аутсорсинговые фирмы предоставляют специалистов с узкой специализацией – от налогового учета до работы с внешнеэкономической деятельностью. Это наиболее ценно для сложных или нестандартных задач, где требуется глубокая экспертиза.
- Гибкость и масштабируемость. Услуги аутсорсера легко адаптируются под рост бизнеса. Например, при увеличении документооборота компания может подключить дополнительных специалистов или расширить пакет услуг без лишних затрат.
- Непрерывность работы. Бизнес не зависит от отпусков, больничных или увольнений. Команда аутсорсера обеспечивает бесперебойный учет, а внутренний контроль минимизирует ошибки.
- Современные технологии. Аутсорсеры используют лицензионное ПО, интегрированное с системами ЭДО и банками, а также обеспечивают регулярные обновления и резервное копирование данных.
- Финансовая ответственность. В договоре с аутсорсером прописывается ответственность за ошибки, что защищает бизнес от штрафов и финансовых потерь.
Недостатки:
- Риск конфиденциальности. Передача данных сторонней компании требует надежных гарантий безопасности. Без четкого договора и защищенных систем есть риск утечки информации.
- Стандартизированный подход. Аутсорсеры часто работают по унифицированным регламентам, что может не учитывать мелкие особенности бизнеса.
- Сложности при завершении сотрудничества. При расторжении договора возможны проблемы с передачей базы данных или документов, если это не оговорено заранее.
Штатный бухгалтер
Преимущества:
- Полный контроль. Сотрудник находится под прямым управлением руководителя, что упрощает контроль над процессами и позволяет оперативно решать срочные задачи.
- Глубокая интеграция в бизнес. Со временем сотрудник полностью погружается в специфику компании, понимая ее процессы и потребности, что особенно важно для сложных или уникальных операций.
- Доверительные отношения. Постоянное взаимодействие способствует выстраиванию доверительных отношений, что важно для руководителей, предпочитающих личный контакт.
Недостатки:
- Высокие затраты. Содержание сотрудника включает зарплату, налоги, соцпакет, организацию рабочего места и покупку ПО, что может быть дорого, особенно для малого бизнеса.
- Ограниченность компетенций. Один бухгалтер редко обладает экспертизой во всех областях, а нанимать узких специалистов для небольших компаний нецелесообразно.
- Зависимость от сотрудника. Отпуск, болезнь или увольнение бухгалтера могут остановить учетные процессы, а поиск замены требует времени.
- Риск ошибок. Ошибки штатного бухгалтера часто ложатся на плечи компании. Взыскать ущерб с сотрудника сложнее, чем с аутсорсинговой компании по договору.
Итог: что выбрать?
Аутсорсинг бухгалтерии – гибкое и экономичное решение для малого и среднего бизнеса, особенно если вы хотите минимизировать затраты и риски. Он идеально подходит для стартапов, ИП и компаний, которым нужны узкоспециализированные услуги. Крупным предприятиям с большим документооборотом и сложной структурой может быть удобнее содержать штатный финансовый департамент, но даже в этом случае частичный аутсорсинг может разгрузить сотрудников от рутинных задач.
Ключевой фактор – квалификация исполнителей. Найти опытного бухгалтера в штат – задача сложная, требующая времени и ресурсов. Аутсорсинговые компании уже располагают проверенными специалистами, что делает их услуги надежным выбором для большинства бизнесов. Если вы хотите сосредоточиться на развитии компании, а не на контроле бухгалтерии, аутсорсинг станет вашим стратегическим преимуществом.
Яна Смолярук
Эксперт Фингуру
