- Что такое акт сверки взаиморасчетов
- Кто составляет и подписывает акт
- Формируем акт поэтапно
- Образец акта сверки взаиморасчетов
- Как «читать» акт сверки взаиморасчетов
- Вывод
Типичная для бизнеса ситуация: у вас числится дебиторка, уведомляете об этом контрагента, но он отвечает, что уже давно расплатился с вами. Вы просите бухгалтера проверить все еще раз, но специалист не выявляет каких-либо ошибок. Значит, ошибся контрагент. Теперь вам необходимо составить акт сверки взаиморасчетов – рассказываем, как его правильно составить с пошаговым примером.
Что такое акт сверки взаиморасчетов
Акт сверки взаиморасчетов (далее будем называть его просто «акт») – документ, составляемый сторонами договора в целях удостовериться, что данные о кредиторке и дебиторке у них совпадают. Если же не совпадают, акт подсветит точки расхождения.
Документ показывает, сколько одна сторона отгрузила товаров, выполнила работ или оказала услуг, сколько другая сторона за это заплатила, и какая сумма осталась непогашенной. В акте фиксируются все операции за выбранный период: даты и номера первичных документов (накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры), суммы с НДС и без, поступившие платежи и их назначение.
Рассмотрим, для чего нужен акт сверки взаиморасчетов в бухгалтерии:
-
Выявлять и устранять расхождения в учете еще до того, как они превратятся в споры или судебные претензии. Расхождения возникают часто: платеж «потерялся», документ не провели, ошиблись в сумме или дате, одна сторона учла аванс, а другая еще нет и т.д.
-
Подтверждать официально размер дебиторской и кредиторской задолженности на нужную дату. Это особенно важно перед закрытием квартала или года, при инвентаризации, при смене бухгалтера, при проверках налоговой или при подготовке к продаже бизнеса.
-
Фиксировать признание долга одной из сторон. Если должник подписывает акт с указанной суммой задолженности, это «обнуляет» течение срока исковой давности (статья 203 ГК РФ) и дает кредитору дополнительные три года на взыскание.
Акт сверки не является первичным бухгалтерским документом (не формирует проводки сам по себе), но служит важным доказательством в суде и при налоговых проверках. С 2013 года унифицированная форма № ИНВ-17 не является обязательной, поэтому ИП и организации могут использовать собственные шаблоны.
Кто составляет и подписывает акт
Это напрямую зависит от формата ведения бизнеса. В организациях акт сверки, как правило, подготавливает сотрудник бухгалтерии. Подписывается же он либо руководителем, либо иным работником, у которого есть доверенность с правом признания задолженностей. Например, заместитель директора или главный бухгалтер.
ИП составляет и подписывает акт самостоятельно или же делегирует функцию подготовки документов своему бухгалтеру. Также ничто не ограничивает ИП в возможности оформить на сотрудника доверенность для подписания акта.
Формируем акт поэтапно
Современные системы учета содержат объемные базы шаблонов наиболее актуальных для бизнеса документов, в том числе и рассматриваемого нами акта. Останется только внести данные и направить контрагенту. Однако если бизнес небольшой или только стартовал, приобретение учетной системы может превратиться в неподъемную статью расходов. Если вы – ИП без бухгалтера, наш пошаговый гайд, как составить акт сверки взаиморасчетов вручную, определенно будет полезен.
Шаг 1: определите временные рамки сверки
«Проблемный момент» может затрагивать один конкретно взятый платеж, но сверку, как правило, делают за период – месяц, квартал, срок действия договора. Это поможет убедиться, что между вами и вашим контрагентом других разночтений не имеется.
Шаг 2: сформируйте базу данных
Сюда входят сведения о хозяйственных операциях с контрагентом за указанный период, в том числе обороты по дебету и кредиту, документы первичного учета, счета-фактуры.
Шаг 3: заполните шапку документа
Здесь указываете дату и номер акта, сверочный период, полные наименования сторон и на основании каких документов они действуют (устав – для юрлиц, ОГРНИП – для ИП).
Шаг 4: заполните табличную часть
Таблица состоит из двух блоков – ваши данные и данные второй стороны. Они, в свою очередь, делятся на левую и правую части – Дебет и Кредит, но если вы составляете акт сверки взаиморасчетов впервые, не исключен вопрос: что это такое? Все просто: в акте сальдо в столбце «Дебет» – это «должны мы», «Кредит» – «должны нам». В идеале, когда разночтений нет, данные сторон «зеркальны», т.е. если у вас по платежному поручению учтено 200 000 руб. поступлений (Кредит), у контрагента данная сумма будет отнесена к списаниям (Дебет).
Шаг 5: сделайте промежуточный итог
Табличная часть завершается расчетом суммарного значения по Дебету и Кредиту. Под таблицу помещаете поля, где указываете, кто подписывает документ с вашей стороны (фамилия плюс инициалы, должность), кто – со стороны контрагента (поле лучше оставить пустым, поскольку со второй стороны подписантом может быть как руководитель, так и уполномоченное лицо).
Шаг 6: направьте акт
Нормы, устанавливающей обязательность сопроводительного письма, закон не предусматривает: можно передать документ любым доступным способом. Однако официальное письмо станет весомым аргументом, если дойдет до судебных разбирательств (особенно если контрагент заявит, что вы ему ничего не направляли).
Стандартное письмо должно включать такую информацию:
-
кому направляется;
-
что направляется (в нашем случае – акт сверки);
-
за какой период;
-
по какой причине направляется (у контрагента сформировалась задолженность перед вами);
-
просьба подписать и вернуть акт в установленный срок (к примеру, 10 дней);
-
приложения («акт сверки взаиморасчетов на 1 л. в 2 экз.»).
Не забудьте направить контрагенту два экземпляра акта – один он оставит себе, второй направит вам после подписания.
Шаг 7: сверьте данные
Если контрагент не согласен, он направит вам собственную версию акта или протокол разногласий. Последний составляется в свободной форме (главное – зафиксировать факт расхождений). Согласуйте порядок устранения расхождений и договоритесь о внесении изменений в данные учета: корректировочные документы, сторнирующие записи и т.д. Затем акт составляется еще раз – уже с корректными цифрами – и подписывается сторонами. Если же вы не согласны с позицией контрагента, направляйте протокол разногласий, сверяйте данные, и так – пока не придете к консенсусу.
Шаг 8 (опциональный): направьте требование или претензию
Данные меры воздействия принимаются, если вторая сторона «молчит» после получения акта. Для начала можно направить официальное письмо с требованием объяснить отказ подписывать документ. Если это не возымело эффекта, направляйте досудебную претензию. Если не помогла и эта мера, обращайтесь в суд.
Образец акта сверки взаиморасчетов
Подготовили простой и наглядный пример акта. При необходимости можете скачать наш шаблон, отредактировать и использовать для своих целей.
Также подготовили образец сопроводительного письма к акту сверки взаиморасчетов.
Как видим, ничего сложного в составлении акта нет, особенно если у ИП за квартал, как в нашем примере, две-три операции. Однако по мере развития бизнеса численность контрагентов увеличится, а вместе с этим вырастет объем договоров, первички и счетов-фактур. Тут же не обойтись без штатного бухгалтера. Альтернатива – передать учет на аутсорс.
Как «читать» акт сверки взаиморасчетов
В первую очередь убедитесь, что реквизиты сторон указаны корректно – разночтения могут стать предметом оспаривания в суде. Далее смотрите, верно ли отражены поступления и списания в столбцах, а также реквизиты документов (счетов-фактур, накладных и т.д.). В завершение пересчитайте сальдо – остаток на бухгалтерском счете на конец учетного периода.
Вывод
Рассказали начинающему предпринимателю, что такое акт сверки взаиморасчетов с контрагентами, как в нем разобраться и составить. Резюмируя, грамотный учет минимизирует разночтения, но если они все же возникли – это не повод принимать радикальные меры вроде обращения в суд. Проведите сверку, выявите проблему, внесите корректировки в учет. Грамотная и своевременная сверка не только устраняет недопонимание, но и укрепляет деловые отношения, делая сотрудничество прозрачным и надежным.
Владимир Орлов
Эксперт Фингуру
