Как подключить электронный документооборот

Электронный документооборот – система, позволяющая вести документооборот в цифровом виде. ЭДО (сокращенное наименование технологии) открывает для компаний возможности оптимизации переписки с контрагентами, сокращения сроков согласования документов внутри организации, организации удобной базы данных с быстрым доступом по необходимому запросу. Участники ЭДО – представители бизнеса (юридические или физические лица), органы власти и госучреждения, самозанятые. Рассматриваем, как присоединиться к цифровому документообороту, в каких случаях это рационально, а также подсветим ключевые нюансы при выборе оператора ЭДО.

В этой статье рассказали:

• В каких ситуациях следует выбирать ЭДО?
• Что потребуется для подключения к ЭДО?
• Обязательна ли электронная подпись для ЭДО?
• Выбор оператора ЭДО
• Как подключить ЭДО
• Регистрация в ЭДО

В каких ситуациях следует выбирать ЭДО?

Перед тем как подключить ЭДО, следует понять, есть ли в этом необходимость. Также потребуется выбрать тип подключения к цифровому обмену документами. Имеются как программы, которые скачиваются и устанавливаются на компьютер, так и решения, доступные через браузер. Сегодня вторая опция становится все наиболее распространенной – она позволяет зайти в систему ЭДО так же просто, как и в электронную почту.

Решение о присоединении к системе электронного документооборота (СЭД) может быть продиктовано следующими обстоятельствами:

• основная часть контрагентов подключена к определенной системе ЭДО;
• высокие расходы на канцелярские принадлежности: конверты, бумагу, тонер для принтеров;
• служба делопроизводства не успевает обработать входящую и исходящую корреспонденцию;
• компания на регулярной основе заключает большое количество договоров или контрактов;
• у компании созданы структурные подразделения, вынесенные за основную территорию, или региональные представительства.

В перечисленных случаях получение доступа к ЭДО позволит оптимизировать процесс согласования, подписания и отправки документа контрагенту. Также у отправителя будет возможность уточнить посредством системы, на какой стадии находится рассмотрение документа и кто является исполнителем.

Еще одной ситуацией, при которой целесообразно выбрать ЭДО, является наличие большого объема документов, требующих ежедневного использования. Цифровой сервис позволит создать удобное хранилище с разбивкой по категориям, дате создания, автору, теме и другим параметрам.

Другими словами, владелец бизнеса сам решает, в какой ситуации ему необходимо присоединиться к цифровому документообороту, однако в отдельном случае имеется исключение.

Согласно постановлению Правительства России от 31 декабря 2020 г. № 2464, участники оборота маркированных товаров обязаны передавать в систему Честный знак (ЧЗ) посредством ЭДО информацию о вводе/выводе из оборота продукции, а также о продажах. С перечнем товаров можно ознакомиться на сайте ЧЗ.

Более подробную информацию о схеме работы с сервисами ЭДО, о видах электронного документооборота, его плюсах и минусах вы найдете в отдельной статье на нашем сайте.

Что потребуется для подключения к ЭДО?

До того как настроить электронный документооборот, в первую очередь следует прописать и определить во внутренних документах компании:

• возможность осуществления ЭДО организацией;
• перечень документов, которые будут храниться в электронном виде;
• лиц, обладающих электронной цифровой подписью (ЭЦП);
• лиц, ответственных за отправку и прием цифровой корреспонденции.

Сделать это рекомендуется заранее. Далее, чтобы оформить доступ к СЭД, потребуется выполнить следующие шаги.

Выпуск ЭЦП. Зарегистрировать электронную подпись необходимо не только руководителю, но и лицам, которые замещают его на период отсутствия. Также она может потребоваться и руководителям структурных подразделений для верификации при внутреннем согласовании документов. ЭЦП можно получить в одном из удостоверяющих центров (УЦ), аккредитованных Минкомсвязи РФ.

Подключение к интернету рабочих мест, где будет применяться ЭЦП.

Выбор оператора СЭД. О том, какие критерии входят в условия выбора, читайте в соответствующем разделе.

Обязательна ли электронная подпись для ЭДО?

Согласно законодательству РФ, к живой подписи приравнивается квалифицированная электронная подпись (КЭП). Участники цифрового обмена документами могут заключить соглашение о том, что они признают документы, подписанные простой (ПЭП) или неквалифицированной электронной подписью (НЭП). Однако в правовом поле обладать полной юридической силой будет только документ, подписанный КЭП.

По закону «Об электронной подписи» заявители при обращении в аккредитованные удостоверяющие центры для оформления КЭП предоставляют:

• документ, удостоверяющий личность (паспорт);
• СНИЛС, ИНН – если заявитель физлицо;
• ОГРН – если заявитель юрлицо;
• сведения о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя – для ИП;
• документ, подтверждающий, что заявитель имеет право действовать от имени организации без доверенности;
• доверенность, заверенная у нотариуса – для руководителей филиалов.

Среди крупных УЦ – ООО «Криптопро», СКБ Контур, Сберключ, ООО «Тензор». Список аккредитованных удостоверяющих центров размещен на официальном веб-портале Минцифры РФ.

Как правило, собственными УЦ располагает большинство крупных операторов цифрового документооборота. Таким образом, обратившись в одну организацию, клиент имеет возможность пройти все этапы подключения к СЭД в рамках единой экосистемы.

Выбор оператора ЭДО

Чтобы присоединиться к ЭДО потребуется выбрать оператора. Исходить следует из следующих критериев:

• возможности роуминга;
• наличие бесплатной демонстрационной версии;
• перечень поддерживаемых форматов;
• отзывы клиентов;
• наличие контрагентов, пользующихся услугами конкретного оператора;
• стоимость услуг.

На последний пункт особое внимание следует обратить индивидуальным предпринимателям и самозанятым, поскольку подключение к СЭД часто требует немалых затрат.

Ознакомиться со списком зарегистрированных в РФ операторов ЭДО можно на официальном интернет-портале ФНС. Помимо перечня, качества роуминга, количества абонентов, наличия демоверсии и поддержки форматов имеется доступ к основной информации об операторах: телефоны, адреса электронной почты, сайты компаний, продолжительность работы на территории РФ.

Как подключить ЭДО

Разобравшись с оформлением ЭЦП и выбором оператора, взглянем на пошаговую процедуру присоединения к системе цифрового обмена документами:

1. Создание условий для будущей интеграции сервисов СЭД. О том, какие сведения требуется внести во внутренние документы организации, мы рассказали выше.
2. Получение ЭЦП в удостоверяющем центре. На данном этапе необходимо выбрать типы подписей: КЭП, НЭП или ПЭП.
3. Выбор оператора ЭДО. Официальный перечень платформ – на сайте ФНС.
4. Установка программного обеспечения. Как правило, большинство современных систем ЭДО не требуют установки на ПК. Однако для использования КЭП понадобится установка средств криптографической защиты информации (СКЗИ).
5. Получение доступа к системе. Проходит через персональный кабинет абонента. Настроить доступ и разобраться с функционалом помогают операторы платформ.

Регистрация в ЭДО

Как мы уже отметили, регистрация в системе выполняется через личный кабинет пользователя ЭДО. Функционал и процедура регистрации имеют отличия в зависимости от конкретного оператора. Однако выделяются общие этапы.

В первую очередь при входе в личный кабинет потребуется прикрепить электронную подпись – по ней осуществляется идентификация абонента. Следует внимательно проверить правильность указания своих данных в ЭЦП для исключения возможных разночтений.

Следующий этап – проверка адреса. Юрлица указывает свой юридический адрес, индивидуальные лица или самозанятые – регистрацию по месту жительства.

Также необходимо проверить корректность указанного кода налогового органа. Юрлица указывают код налогового органа по месту регистрации организации, индивидуальные предприниматели и самозанятые – по месту регистрации.

Далее потребуется подтвердить согласие с условиями договора-оферты платформы, правилами хранения, обработки и передачи персональных данных.

Как правило, на этом регистрация завершается, и абонент получает доступ к системе. При возникновении трудностей на любом из этапов регистрации следует обращаться к оператору платформы.