Школа аутсорсера: как выбрать бухгалтерскую компанию

Все чаще руководители небольших компаний работу многочисленного отдела бухгалтерии предпочитают отдавать на аутсорсинг. В чем плюсы и минусы такого решения, а главное, как не ошибиться с выбором специализированной организации, рассказывает Алексей Ермолов.

Сегодня многие предприниматели и руководители небольших компаний предпочитают не брать штатного бухгалтера, а передать эту функцию специализированной организации — бухгалтерской компании. Выбор достаточно серьезный, поэтому важно не ошибиться в самом начале, и тогда вы сможете развивать свой основной бизнес в полной уверенности, что «тылы» надежно прикрыты. Итак, на что стоит обратить внимание, выбирая компанию — аутсорсера бухгалтерского учета.

1. Договор

Во-первых, какую услугу предоставляет компания? Кто будет ставить подпись на отчетности и нести ответственность за ошибки и невыполнение сроков сдачи отчетности? Это очень важный момент, так как некоторые бухгалтерские компании просто составляют отчетность, но подпись под ней ставит сам предприниматель. Он же несет ответственность за ее отправку.

В идеале в договоре прописано, что функцию главного бухгалтера клиента будет выполнять руководитель бухгалтерского бюро, который и несет ответственность за ее подготовку и своевременную сдачу. Предприниматель выпускает приказ по компании о назначении главного бухгалтера и ставит в известность об этом налоговую инспекцию.

2. Риски и возмещение

Все бухгалтерские фирмы заявляют, что у них работают только профессионалы с многолетним стажем работы, прошедшие лучшее обучение, с ворохом сертификатов. Тем не менее нужно прямо задать вопрос: что будет, если ко мне возникнут претензии со стороны контролирующих органов, вызванные вашими ошибками? Серьезные компании несут финансовую ответственность за ошибки в отчетности или нарушение сроков сдачи отчетности.

Механизм может быть разным ― прямое возмещение убытков или страхование профессиональной ответственности в пользу клиента. Если такого пункта в договоре нет, то стоит поискать другую компанию.

3. Способ взаимодействия

Важный момент, который многие недооценивают. Ваш бухгалтер не будет сидеть за соседним столом, чтобы попросить «быстренько сделать то-то и то-то». Поэтому сразу нужно понять, каким образом (и с кем из сотрудников бухгалтерского бюро) вы будете общаться.

Распространены две схемы по точке контакта:

1. Клиент обращается непосредственно к выделенному бухгалтеру. В основном популярна эта схема в небольших бухгалтерских фирмах, в которых отсутствует клиентская служба. Плюсом является «прямой доступ к телу», минусом — он же. Поясню. Ваш бухгалтер находится в процессе учета документов или выверки баланса, в это время звоните вы с вопросом. Он отвлекается, закрывает ваш вопрос и пытается закончить баланс. Следующий клиент набирает его номер, и, сами понимаете, вероятность ошибки повышается, а производительность бухгалтера снижается.

2. Персональный менеджер. Он не бухгалтер, хотя и знает основы бухучета. Его задача — быть для клиента тем сотрудником, который может решить все вопросы. Не самостоятельно, но с помощью всех сотрудников фирмы. Ведь зачастую у клиента могут быть вопросы, требующие специальных знаний или даже дополнительного анализа законодательства. Один бухгалтер может не обладать нужной компетенцией (или просто временем). Грамотная клиентская служба решает также вопросы, связанные с заключением договоров, контролем оплат, подготовкой закрывающих документов по услугам. Все вопросы и обращения клиентов фиксируются в информационной системе (в идеале — в CRM-системе), а ответы на них и удовлетворенность клиентов отслеживается руководителем службы.

По способу и частоте обмена документами все бухгалтерские фирмы можно разделить на «бумажные» и «электронные».

Первые работают по старинке, получая от клиента бумажные документы для обработки, накапливая архив и передавая его в конце года клиенту. Документы привозит либо сам клиент, либо курьеры бухгалтерского бюро (не забывайте, что, даже если курьеры «бесплатны», их услуги уже включены в стоимость обслуживания).

Электронный обмен предполагает отсутствие необходимости возить бумагу. Самый продвинутый вариант, когда клиент получает при постановке на учет электронно-цифровую подпись и ограниченный доступ к информационной системе бухгалтерской компании. В итоге выигрывает и клиент, и бухгалтер: первый получил инструмент для бизнеса (есть откуда выставлять счета клиентам), второй имеет черновики первички уже в бухгалтерской системе. Теперь их нужно проверить и учесть. Не менее важно то, что электронные документы поступают в бухгалтерию постоянно, не накапливаясь (в отличие от бумажных). Это дает равномерную нагрузку на бухгалтера, а не режим аврала, когда в последний момент все клиенты привозят чемоданы бумажных документов для учета.

4. Цена (что включено)

Казалось бы, с ценой все понятно, но это не так. Ценообразование бухгалтерских услуг сильно разнится от компании к компании, несмотря на обилие калькуляторов для расчета услуг на сайтах аутсорсеров. Какие могут быть подводные камни? Возьмем для примера услугу «Расчет заработной платы». Например, один сотрудник — 500 рублей. Но! Если он сходил на больничный, в отпуск или ушел (скорее ушла) в декрет, то расчет такого сотрудника стоит в несколько раз дороже! Или каждая справка 2-НДФЛ (банки требуют такую для кредита) стоит 2000 рублей. Еще пример: подготовка отчетности стоит 1000 рублей, но отправка в эту сумму не включена, поэтому доплатите за курьера или программу сдачи отчетности. Мой совет: выбирая по цене, не забывайте про возможные скрытые платежи. Возможно, тарифные планы, сформированные по принципу «все включено» будут вам гораздо понятнее и выгоднее.

5. Отзывы

На всех современных сайтах вы увидите логотипы или фото счастливых клиентов с хвалебными отзывами о компании и ее услугах. Хотите быть уверены в качестве — не поленитесь, позвоните клиентам с сайта или запросите у бухгалтерской компании контакты существующих клиентов и узнайте, как им работается с этой фирмой. Это абсолютно нормальная практика в мире профессиональных услуг, а вы будете делать свой выбор не методом лотереи, а на основе важных факторов.

Итак, вот ваш чек-лист для выбора бухгалтерского агентства. Можете делать пометки прямо во время разговора.