Хочу все знать!

Свежие статьи про то, как экономить на полезных сервисах и получать удовольствие от ведения бизнеса.


logo

Школа аутсорсера: как выбрать бухгалтерскую компанию

Поделиться


Все чаще руководители небольших компаний работу многочисленного отдела бухгалтерии предпочитают отдавать на аутсорсинг. В чем плюсы и минусы такого решения, а главное, как не ошибиться с выбором специализированной организации, рассказывает Алексей Ермолов.

Сегодня многие предприниматели и руководители небольших компаний предпочитают не брать штатного бухгалтера, а передать эту функцию специализированной организации — бухгалтерской компании. Выбор достаточно серьезный, поэтому важно не ошибиться в самом начале, и тогда вы сможете развивать свой основной бизнес в полной уверенности, что «тылы» надежно прикрыты.Итак, на что стоит обратить внимание, выбирая компанию — аутсорсера бухгалтерского учета.

1. Договор

Во-первых, какую услугу предоставляет компания? Кто будет ставить подпись на отчетности и нести ответственность за ошибки и невыполнение сроков сдачи отчетности? Это очень важный момент, так как некоторые бухгалтерские компании просто составляют отчетность, но подпись под ней ставит сам предприниматель. Он же несет ответственность за ее отправку.

В идеале в договоре прописано, что функцию главного бухгалтера клиента будет выполнять руководитель бухгалтерского бюро, который и несет ответственность за ее подготовку и своевременную сдачу. Предприниматель выпускает приказ по компании о назначении главного бухгалтера и ставит в известность об этом налоговую инспекцию.

2. Риски и возмещение

Все бухгалтерские фирмы заявляют, что у них работают только профессионалы с многолетним стажем работы, прошедшие лучшее обучение, с ворохом сертификатов. Тем не менее нужно прямо задать вопрос: что будет, если ко мне возникнут претензии со стороны контролирующих органов, вызванные вашими ошибками? Серьезные компании несут финансовую ответственность за ошибки в отчетности или нарушение сроков сдачи отчетности.

Механизм может быть разным ― прямое возмещение убытков или страхование профессиональной ответственности в пользу клиента. Если такого пункта в договоре нет, то стоит поискать другую компанию.

3. Способ взаимодействия

Важный момент, который многие недооценивают. Ваш бухгалтер не будет сидеть за соседним столом, чтобы попросить «быстренько сделать то-то и то-то». Поэтому сразу нужно понять, каким образом (и с кем из сотрудников бухгалтерского бюро) вы будете общаться.

Распространены две схемы по точке контакта:

1. Клиент обращается непосредственно к выделенному бухгалтеру. В основном популярна эта схема в небольших бухгалтерских фирмах, в которых отсутствует клиентская служба. Плюсом является «прямой доступ к телу», минусом — он же. Поясню. Ваш бухгалтер находится в процессе учета документов или выверки баланса, в это время звоните вы с вопросом. Он отвлекается, закрывает ваш вопрос и пытается закончить баланс. Следующий клиент набирает его номер, и, сами понимаете, вероятность ошибки повышается, а производительность бухгалтера снижается.

2. Персональный менеджер. Он не бухгалтер, хотя и знает основы бухучета. Его задача — быть для клиента тем сотрудником, который может решить все вопросы. Не самостоятельно, но с помощью всех сотрудников фирмы. Ведь зачастую у клиента могут быть вопросы, требующие специальных знаний или даже дополнительного анализа законодательства. Один бухгалтер может не обладать нужной компетенцией (или просто временем). Грамотная клиентская служба решает также вопросы, связанные с заключением договоров, контролем оплат, подготовкой закрывающих документов по услугам. Все вопросы и обращения клиентов фиксируются в информационной системе (в идеале — в CRM-системе), а ответы на них и удовлетворенность клиентов отслеживается руководителем службы.

По способу и частоте обмена документами все бухгалтерские фирмы можно разделить на «бумажные» и «электронные».

Первые работают по старинке, получая от клиента бумажные документы для обработки, накапливая архив и передавая его в конце года клиенту. Документы привозит либо сам клиент, либо курьеры бухгалтерского бюро (не забывайте, что, даже если курьеры «бесплатны», их услуги уже включены в стоимость обслуживания).

Электронный обмен предполагает отсутствие необходимости возить бумагу. Самый продвинутый вариант, когда клиент получает при постановке на учет электронно-цифровую подпись и ограниченный доступ к информационной системе бухгалтерской компании. В итоге выигрывает и клиент, и бухгалтер: первый получил инструмент для бизнеса (есть откуда выставлять счета клиентам), второй имеет черновики первички уже в бухгалтерской системе. Теперь их нужно проверить и учесть. Не менее важно то, что электронные документы поступают в бухгалтерию постоянно, не накапливаясь (в отличие от бумажных). Это дает равномерную нагрузку на бухгалтера, а не режим аврала, когда в последний момент все клиенты привозят чемоданы бумажных документов для учета.

4. Цена (что включено)

Казалось бы, с ценой все понятно, но это не так. Ценообразование бухгалтерских услуг сильно разнится от компании к компании, несмотря на обилие калькуляторов для расчета услуг на сайтах аутсорсеров. Какие могут быть подводные камни? Возьмем для примера услугу «Расчет заработной платы». Например, один сотрудник — 500 рублей. Но! Если он сходил на больничный, в отпуск или ушел (скорее ушла) в декрет, то расчет такого сотрудника стоит в несколько раз дороже! Или каждая справка 2-НДФЛ (банки требуют такую для кредита) стоит 2000 рублей. Еще пример: подготовка отчетности стоит 1000 рублей, но отправка в эту сумму не включена, поэтому доплатите за курьера или программу сдачи отчетности. Мой совет: выбирая по цене, не забывайте про возможные скрытые платежи. Возможно, тарифные планы, сформированные по принципу «все включено» будут вам гораздо понятнее и выгоднее.

5. Отзывы

На всех современных сайтах вы увидите логотипы или фото счастливых клиентов с хвалебными отзывами о компании и ее услугах. Хотите быть уверены в качестве — не поленитесь, позвоните клиентам с сайта или запросите у бухгалтерской компании контакты существующих клиентов и узнайте, как им работается с этой фирмой. Это абсолютно нормальная практика в мире профессиональных услуг, а вы будете делать свой выбор не методом лотереи, а на основе важных факторов.

Итак, вот ваш чек-лист для выбора бухгалтерского агентства. Можете делать пометки прямо во время разговора.

Пункт Компания А Компания Б
1. Договор (какая услуга, чья подпись, ответственность)
2. Возмещение по ошибкам
3. Взаимодействие
4. Цена (что включено)
5. Отзывы клиентов

155

Налоговое планирование Налоговое планирование

Данная услуга позволяет заранее спрогнозировать предстоящие налоговые расходы и подготовиться к их осуществлению.

17 Ноября 2017
Переход на УСН с 2018 года: порядок, ограничения, преимущества Переход на УСН с 2018 года: порядок, ограничения, преимущества

Упрощенная система налогообложения имеет неоспоримые преимущества перед общей. Она существенно снижает на законных основаниях налоговую нагрузку, значительно упрощает подготовку и сдачу отчетности и т.п. Как перейти на спецрежим с 2018 года и какой объект налогообложения выбрать — читайте в нашей статье.

31 Октября 2017
Что изменилось в налоговых проверках: перспективы и риски Что изменилось в налоговых проверках: перспективы и риски

Федеральная налоговая служба смогла этим летом не только нас удивить, но и преподнести сюрпризы к деловому сезону. Президент публично обещал нам не менять налоговую политику в течение нескольких лет, но реальное выполнение обещанного оказалось противоположным.

27 Октября 2017

Тэги

Ваше имя/организация
Ваш телефон
Ваше имя/организация
Ваш телефон
Ваш e-mail