Как выбрать бухгалтерскую компанию

Сегодня многие предприниматели и руководители небольших компаний предпочитают не брать штатного бухгалтера, а передать эту функцию специализированной организации — бухгалтерской компании. На что стоит обратить внимание, выбирая компанию, расскажет руководитель компании «Фингуру» Алексей Ермолов.

Договор

Во-первых, какую услугу предоставляет компания? Кто будет ставить подпись на отчетности и нести ответственность за ошибки и невыполнение сроков сдачи отчетности? Это очень важный момент, так как некоторые бухгалтерские компании просто составляют отчетность, но подпись под ней ставит сам предприниматель. Он же несет ответственность за ее своевременную отправку. В идеале в договоре прописано, что функцию главного бухгалтера клиента будет выполнять руководитель бухгалтерского бюро, который и несет ответственность за ее подготовку и своевременную сдачу. Предприниматель выпускает приказ по компании о назначении главного бухгалтера и ставит в известность об этом налоговую инспекцию.

1. Риски и возмещение

Все бухгалтерские фирмы заявляют, что у них работают только профессионалы с многолетним стажем работы, прошедшие лучшее обучение и увешанные сертификатами. Тем не менее нужно прямо задать вопрос: что будет, если ко мне будут претензии со стороны контролирующих органов, вызванные вашими ошибками? Серьезные компании несут финансовую ответственность за ошибки в отчетности или нарушение сроков сдачи отчетности.

Механизм может быть разным — прямое возмещение убытков или страхование профессиональной ответственности в пользу клиента. Если такого пункта в договоре нет, то стоит поискать другую компанию.

2. Способ взаимодействия

Важный момент, который многие недооценивают. Ваш бухгалтер не будет сидеть за соседним столом, чтобы попросить быстренько сделать то-то и то-то. Поэтому сразу нужно понять, каким образом (и с кем из сотрудников бухгалтерского бюро) вы будете общаться.

Распространены две схемы:

По точке контакта.

1. Клиент обращается непосредственно к выделенному бухгалтеру. Такой вариант в основном распространен в небольших бухгалтерских фирмах, в которых отсутствует клиентская служба. Плюсом является прямой доступ к телу, минусом — он же. Поясню. Ваш бухгалтер находится в процессе учета документов или выверки баланса, в это время звоните вы с вопросом. Он отвлекается, закрывает ваш вопрос и пытается закончить баланс. Следующий клиент набирает его номер, и... сами понимаете, что вероятность ошибки повышается, а производительность бухгалтера снижается.
2. Персональный менеджер. Он не бухгалтер, хотя и знает основы бухучета. Его задача — быть для клиента тем сотрудником, который может решить все вопросы. Не самостоятельно, но с помощью всех сотрудников фирмы. Ведь зачастую у клиента могут быть вопросы, требующие специальных знаний или даже дополнительного анализа законодательства. Один бухгалтер может не обладать нужной компетенцией (или просто временем). Грамотная клиентская служба решает также вопросы, связанные с заключением договоров, контролем оплат, подготовкой закрывающих документов по услугам. Все вопросы и обращения клиентов фиксируются в информационной системе (в идеале — в CRM-системе), а ответы на них и удовлетворенность клиентов отслеживаются руководителем службы.

По способу и частоте обмена документами все бухгалтерские фирмы можно разделить на бумажные и электронные.

Первые работают по старинке, получая от клиента бумажные документы для обработки, накапливая архив и передавая его в конце года клиенту. Документы привозит либо сам клиент, либо курьеры бухгалтерского бюро (не забывайте, что даже если курьеры бесплатны, их услуги уже включены вам в стоимость обслуживания).

Электронный обмен предполагает отсутствие необходимости возить бумагу. Самый продвинутый вариант, когда клиент получает при постановке на учет электронно-цифровую подпись и ограниченный доступ к информационной системе бухгалтерской компании.

В итоге выигрывают и клиент, и бухгалтер: первый получил инструмент для бизнеса (есть откуда выставлять счета клиентам), второй имеет черновики первички уже в бухгалтерской системе. Теперь их нужно проверить и учесть. Не менее важно то, что электронные документы поступают в бухгалтерию постоянно, не накапливаясь (в отличие от бумажных). Это дает равномерную нагрузку на бухгалтера, а не режим аврала, когда в последний момент все клиенты привозят чемоданы бумажных документов для учета.

3. Цена (что включено)

Казалось бы, что с ценой все понятно, но это не так. Ценообразование бухгалтерских услуг сильно разнится от компании к компании, несмотря на обилие калькуляторов для расчета услуг на сайтах аутсорсеров. Какие могут быть подводные камни? Возьмем для примера услугу расчет заработной платы. Например, один сотрудник — 500 руб. Но! если он сходил на больничный, в отпуск или ушел (скорее ушла) в декрет, то расчет такого сотрудника стоит в несколько раз дороже! Или: каждая справка 2-НДФЛ (банки требуют такую для кредита) стоит 2000 руб. Еще пример: подготовка отчетности стоит 1000 руб., но отправка в эту сумму не включена, поэтому доплатите за курьера или программу сдачи отчетности. Мой совет: выбирая по цене, не забывайте про возможные скрытые платежи. Возможно, тарифные планы, сформированные по принципу «все включено», будут вам гораздо понятнее и выгоднее.

4. Отзывы

На всех современных сайтах вы увидите логотипы или фото счастливых клиентов с хвалебными отзывами о компании и ее услугах. Хотите быть уверены в качестве — не поленитесь, позвоните клиентам с сайта или запросите у бухгалтерской компании контакты существующих клиентов и поговорите с ними: как им работается с этой фирмой? Это абсолютно нормальная практика в мире профессиональных услуг, а вы будете делать свой выбор не методом лотереи, а на основе важных факторов.

Итак, вот ваш чек-лист для выбора бухгалтерского агентства. Можете делать пометки прямо во время разговора.

Источник: kontur.ru